De Stakeholder Matrix en Stakeholder Mapping

Als je al Agile werkt, bijvoorbeeld in Scrum, dan ben je meestal wel doordrongen van het belang van Stakeholders. De waarde voor de klant namelijk, daar doen we het voor. De Stakeholder Matrix, ook wel bekend als de Stakeholder Mapping, biedt mogelijkheden om de betrokkenheid van belanghebbenden te begrijpen en zo je tijd en moeite te structureren en beheren.  

Dit is handig voor overzicht en controle—en het is vooral handig als je een Product Owner met heel veel stakeholders bent—maar het kan geen kwaad om ook je hele Scrum team hierin eens mee te nemen. In dit artikel gaan we dieper in op wat de stakeholder matrix inhoudt en waarom stakeholder mapping zo waardevol is. 

Wat zijn Stakeholders? 

We beginnen bij het begin; wat zijn stakeholders? Stakeholders zijn individuen, groepen of organisaties die “stake” hebben—ze zijn dus belanghebbenden. Los van dit belang hebben ze vaak ook (veel of minder) directe of indirecte invloed op een project of product; wij noemen dit element van invloed soms ook wel macht—en grappig genoeg hebben veel van onze deelnemers aan trainingen dan meteen een beter beeld.  

Stakeholders komen in allerlei vormen voor. Ze kunnen variëren van klanten en gebruikers tot managers, leveranciers en zelfs willekeurige voorbijgangers. Hun belangen, behoeften en verwachtingen moeten in overweging worden genomen om succesvolle producten of diensten te leveren aan je klanten. 

 Wanneer heb je belang? 

In organisaties is het niet zo moeilijk om te zien wie er macht heeft. Maar juist in de top van de organisatie, in het MT is het voor een Product Owner wel nuttig om te weten wie er belang heeft. Een goede Product Owner gebruikt daarbij het Product Goal van de Product Backlog. Als het doel niet voor jou is, dan ben je oneerbiedig gezegd publiek, maar geen belanghebbende.  

En beste Product Owners, er zijn heel wat MT leden die een zucht van verlichting slaken als dat eindelijk eens helder is—het scheelt vaak heel wat weerstand tijdens je project.  

Je kunt het commitment van de Sprint Backlog, het Sprintdoel uiteraard ook gebruiken: Als dat sprintdoel niet veel voor je betekent is de kans niet zo groot dat je er moet zijn bij de Review—de Product Owner zal je dan niet snel uitnodigen. Houd bij dit soort zaken wel rekening met de cultuur van de organisatie—zeker als Agile net nieuw is moet je dit onderscheid tussen belang en macht soms met fluwelen handschoenen brengen—en dat is echt iets voor een bevlogen en communicatieve Product Owner. 

De matrix 

Met de x-as en y-as als belang en invloed/macht kun je je stakeholders mooi in beeld brengen. In de afbeelding vind je een van de vele mogelijkheden om dit te doen. Als Product Owner kun je dat alleen doen, met je Scrum Master erbij of met je hele team. Benoem de stakeholders dus eens samen en zet ze op een plakje op de stakeholdermap. Het is een interactieve manier om samen de waarde voor de stakeholder nog beter te begrijpen en zo samen op te houden met aannames te maken over de stakeholders.  

Stakeholder Matrix

Wil je iets creatievers? Je kunt ook een stakeholdermap beginnen met een Mindmap, met een bollendiagram, kortom, ga eens voor meer ideeën het internet op en kies de matrix die het beste past bij jouw organisatie, jouw project en jouw team. Uiteindelijk draait het om de kennis die je deelt—het hoeft niet per se academisch juist—als het maar wel werkt, en iedereen de bedoeling begrijpt. 

Communicatieplan en aannames 

Deze stakeholdermatrix is de start van een goed communicatieplan voor de Product Owner. Die weet dan immers nog beter met wie hij allemaal contact moet hebben. Om zichzelf uit de problemen te houden en tijdnood te voorkomen is het wel een goed idee om wat er op de stakeholdermap staat eens te checken met de stakeholders. Immers je kunt als Product Owner iemand wel heel belangrijk vinden en dagelijks willen spreken, maar vindt die persoon dat zelf ook?  

Opvallend genoeg zien we regelmatig stakeholders die helemaal zichzelf niet zo belangrijk vinden, maar in een review zitten omdat ze nu eenmaal de baas zijn. Andersom wil je ook voorkomen dat de baas er zit, maar dat die echt geen verstand heeft van juist datgene wat in deze review aan de orde komt. En voor alle ontmoetingen tussendoor bij belangrijke stakeholders, hoe willen die mensen dat zelf graag? Wat past? We zien grote verschillen varierend van meetings tot een snel kopje koffie of alleen een email of whatsapp? In dialoog kun je dit prima checken—zodra je de stakeholder in beeld hebt gebracht.  

Negatieve stakeholders 

Er zijn mensen die wellicht negatieve belangen hebben. We merken dat Product Owners die soms vergeten in beeld te brengen—en dan kom je soms voor rare dingen te staan. Mensen met een negatief belang kunnen ongelofelijk veel invloed/macht hebben—terwijl je ze dan voor je communicatieplan niet in beeld hebt. Denk aan collega’s die ergens tegen zijn. Mogelijke managementteamleden die lijnrecht tegenover elkaar staan. Maar ook, met steeds meer participatie in gemeentes, denk eens aan actiegroepen, buurtcomités en inwoners. Neem ze in je Matrix voor het overzicht op in een andere kleur sticky note. 

Veranderingen! 

Werk dus op zo’n manier dat je gemakkelijk je stakeholdermap kunt bijstellen. Werk met sticky notes die goed plakken—dan kun je stakeholders verplaatsen als hun belang verandert. Per Sprint kan het belang van een stakeholder namelijk wijzigen. Voor het ene increment is een stakeholder misschien hartstikke belangrijk, terwijl voor een ander increment het eigenlijk nogal beperkt is. Misschien komen er zelfs stakeholders bij. Of introduceren ze nieuwe problemen. Kijk dus regelmatig naar je stakeholdermap en houd deze up to date samen met je team om jezelf uit de problemen te houden, en, belangrijker nog, maximale waarde te kunnen leveren.  

De stakeholders zelf  

Een PO heeft vaak te maken met grote groepen stakeholders. Hopelijk hoef je die niet allemaal apart te spreken. Een stakeholdermap kan duidelijk maken welke stakeholders met elkaar samen in een meeting kunnen zitten. Wellicht ontdek je zo nog mooie mogelijkheden voor samenwerking.  

Hoe doe je dit nu het gemakkelijkst? Een korte checklist. 

1. Identificeer zoveel mogelijk stakeholders. Beter teveel dan te weinig.  
2. Als het helpt, kun je ook met groepjes beginnen en verder brainstormen. Je kunt de groepjes waar nodig laten bestaan op de map.  

Bijvoorbeeld:  

• Interne stakeholders: Binnen de organisatie, zoals management, HR en financiën. 
• Externe stakeholders: Klanten, leveranciers en partners. 
• Interface stakeholders: Personen die indirect betrokken zijn, zoals overheidsinstanties.
• Plaats de post-it notes met de namen van de stakeholders op de matrix op basis van hun belang en invloed. Dit creëert een visueel overzicht van wie de belangrijkste spelers zijn. 
• Communicatieplan: Wanneer spreek je wie precies en hoe vaak?