Belang van Stakeholder Management

In de taal van de wereld van Agile en Scrum is Stakeholder een vertrouwd woord. Stakeholder management is ook een woord wat veel voorkomt—en het is ook een van de meest gegoogelde elementen in Scrum. Wat is het nu precies en waarvoor dient het? En wat gebeurt er als je het niet doet? En hoe doe je het goed? Dit zijn allemaal vragen die we zullen beantwoorden in dit artikel. 

In de dynamische wereld van productontwikkeling en Agile werken is stakeholder management van cruciaal belang. Zowel voor Product Owners als voor Scrum-teams is het essentieel om effectief met belanghebbenden om te gaan. 

Wat is Stakeholder Management? 

Stakeholder management is het proces waarbij je de belangen van verschillende belanghebbenden rondom een project of product in kaart brengt. Het gaat verder dan alleen het identificeren van stakeholders; het omvat ook het begrijpen van hun behoeften, belangen, macht en invloed. Een stakeholdermap helpt bij het visualiseren van deze informatie en creëert een overzicht van wie er betrokken is en hoe.  

Per increment wat een Scrumteam aflevert kan de stakeholder een andere zijn. Het is daarom enorm van belang om niet alleen te bekijken wie voor het hele product de belanghebbenden zijn, maar ook wie er voor een bepaald deel van het product, een increment, van belang is—en in hoeverre.  

Een matrix van invloed en belang, soms noemen we dat een power en interest matrix, is een relatief eenvoudig middel om de stakeholders in kaart te brengen, en het lost vaak al heel veel op. Feitelijk is de grote vraag steeds, elke sprint weer, wie er echt stakeholder is, wie moet je betrekken, en wie er ”publiek” is—wel macht heeft maar geen belang, en wie kun je dus gewoon informeren. Om je mandaat te houden moet je daarbinnen soms laveren.  

Een finance manager, bijvoorbeeld kan helemaal geen belang hebben maar zit wel aan de geldkraan—hoe houd je die geïnformeerd en wanneer? En ook: op welke wijze? Dat zijn zaken waarover je als PO nagedacht wilt hebben om effectief te kunnen werken—en jezelf, je product en je team uit de problemen te houden.  

Een groep als stakeholder 

Vaak wordt een MT als één stakeholder gezien, de inwoners van een gemeente als 1 inwoner. De Product Owner moet zich realiseren wie precies de stakeholders zijn. Het kan daarom helemaal geen kwaad om samen met de Developers echt goed na te denken per sprint over wie de stakeholders nu precies zijn en wat ze willen. Het kan ook geen kwaad om ook tegenstanders van een project als stakeholders te behandelen—het is echt veel beter dan later risico lopen omdat je ze niet in beeld had.   

Hoe doe je dat met je team van developers? Neem een vorm van een stakeholdermap en plak er naar hartenlust post-it notes op—en ga dan de discussie aan waar de stakeholders horen. Plak tegenstanders in een andere kleur—dat zorgt voor overzicht.  

Daarna wordt het tijd voor het communicatieplan: wanneer neem je contact op met welke stakeholder en op welke wijze met welk middel? En als het er veel zijn, bedenk of er stakeholders zijn die je eventueel als groep kunt benaderen?  

Neem ook niets aan: Vraag de stakeholders hoe en wanneer ze het liefst met je in gesprek gaan. Leg ze gerust voor waar in je stakeholdermap je ze geplaatst hebt en waarom en bezie samen of dat klopt: Soms ziet een stakeholder zichzelf echt als minder belangrijk dan jij ze inschat of andersom. 

Als je echt met grote groepen te maken hebt, alle klanten van een grote supermarkt bijvoorbeeld, dan werken veel PO’s graag met persona’s. Die persona’s hebben een naam en kenkerken van echte mensen. Liever werken de meeste PO’s met data en echte mensen—maar met je team eens losgaan op persona’s en wat ze willen kan ook als teamvormingsoefening een erg nuttige exercitie zijn, en aannames uit de weg ruimen en begrip voor de klanten kweken—dat geeft vaak superwaardevolle inzichten met dito waardevolle resultaten voor de producten.   

Waarom is Stakeholder Management Belangrijk? 

Dus: Als Product Owner moet je weten wat je stakeholders willen en nodig hebben. Door stakeholder management kun je prioriteiten stellen en je inspanningen richten op wat het meest waardevol is voor je product. Effectieve communicatie met stakeholders is essentieel om hun behoeften te begrijpen en te vertalen naar concrete acties. 

Stakeholders zijn niet alleen externe partijen; ze kunnen ook interne collega’s, managers en gebruikers zijn. Goede samenwerking met hen is cruciaal. Door effectief met stakeholders te communiceren, kun je hun input integreren en een gezamenlijke visie creëren. 

Stakeholder management helpt ook bij het identificeren van potentiële risico’s. Verkeerd omgaan met stakeholders kan resulteren in conflicten en je kunt vertraging oplopen bij je project. Daarom is Proactieve communicatie met stakeholders van belang: het minimaliseert risico’s en voorkomt verrassingen. 

Wat Gebeurt Er Als de Product Owner Niet Aan Stakeholder Management Doet? 

Het allerergst is verlies van vertrouwen. Als de Product Owner niet effectief met stakeholders communiceert, en Stakeholders zich niet gehoord voelen, dan kunnen ze hun steun intrekken. En zonder deze steun begint een PO niet zoveel. Dit kan leiden tot vertragingen, misverstanden en zelfs tot het falen van het product.  

Ook kunnen, als de PO te weinig inzicht in de behoeften van stakeholders heeft, verkeerde prioriteiten worden gesteld. Dan is de waarde voor de stakeholders uiteindelijk minder dan deze zou moeten zijn. Waardevolle kansen voor verbetering kunnen compleet worden gemist. Ook kan het product functionaliteiten bevatten die helemaal niet waardevol zijn voor de gebruikers. Voor de Developers zelf is het  ook een gemiste kans: innovatie en groei en hun werkvreugde kunnen lijden onder gebrekkige communicatie door de PO. 

Kortom: Stakeholder management helpt bij het maken van weloverwogen keuzes. Het is een essentiële vaardigheid voor Product Owners en Scrum-teams. Het bevordert succesvolle samenwerking, risicobeheer en waardecreatie—want dat de klant krijgt wat hij wil, daar gaat het uiteindelijk allemaal om.   

Meer weten over stakeholder management? Neem hieronder contact met ons op.