Agile Scrum Stakeholders

In de voortdurende revolutie van softwareontwikkeling, en tegenwoordig er ook steeds vaker buiten, heeft het Agile gedachtegoed en met name het Scrum Framework een ware verschuiving teweeggebracht in hoe projecten worden aangepakt en met succes worden afgerond. Deze benaderingen, gebaseerd op wendbaarheid, iteratieve cycli en een voortdurende drang naar verbetering, hebben stakeholders naar de voorgrond gebracht als integrale spelers voor het bereiken van effectief projectbeheer. Klanten en opdrachtgevers zijn niet langer bijzaken die we aan het begin en eind van een project spreken, maar een structureel onderdeel van het project en een belangrijke factor voor projectsucces. In dit artikel zullen we ons gaan richten in de wereld van Stakeholder Management binnen het landschap van Agile en Scrum. We gaan samen verkennen welke factoren bijdragen aan succesvolle Stakeholder Management, waarom Stakeholder Management binnen Agile en Scrum zo belangrijk is, bekende valkuilen en tot slot hulpmiddelen om structuur aan te brengen voor als je het zelf gaat doen. Met deze solide fundamenten gaat het niet lang duren voor het oogsten van succesvolle resultaten binnen je project!

Wat zijn Stakeholders?

Binnen Agile en in het specifiek ook Scrum heeft de term ‘Stakeholder’ betekenis: een rijk spectrum van individuen, groepen of organisaties die direct of indirect invloed hebben op een project. Deze actieve deelnemers variëren van klanten en eindgebruikers tot producteigenaren en managementteams. Ze spelen een cruciale rol in het proces van Agile denken en Scrum werken. Hierbij vormen de dynamiek, interactie en betrokkenheid van Stakeholders gedurende elke fase van het project de basis voor het gezamenlijk vormgeven van de uiteindelijke uitkomst. Geen enkel partij of groep in dit geheel kan alleen een succesvol eindproduct leveren, ongeacht of die hiervoor verantwoordelijk is of niet.

Ontmoet de Stakeholders in Agile Scrum

De verzameling van Stakeholders binnen een Agile en Scrum setting omvat een grote groep met elk hun unieke bijdrage. Hierbij Stakeholders Voorbeelden:

• Klanten: Binnen deze groep bevinden zich de mensen voor wie de uiteindelijke (software)product wordt ontworpen en gebouwd. Hun feedback en inzichten zijn essentieel om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke oplossing nauw aansluit op hun verwachtingen en behoeften. Bijvoorbeeld, in een project voor het ontwikkelen van een nieuwe e-commerce website, zouden klanten kunnen bijdragen aan het ontwerp van de gebruikersinterface en het betalingsproces. De klant is degene met de portemonnee en uiteindelijk degene die bepaalt.
• Gebruikers: Deze groep omvat individuen die daadwerkelijk het (software)product zullen gebruiken. Dit maakt hun perspectief van waarde voor het verbeteren van de gebruikservaring. Bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van een mobiele app voor gezondheidszorg kunnen de gebruikers feedback geven over de bruikbaarheid en functionaliteit van de app. Zij zijn degenen die uiteindelijk inloggen en gebruik maken van deze functionaliteiten. Tegelijkertijd zijn zij ook degenen van wie de klachten binnenstromen als de app niet naar behoren werkt. Vanuit het oogpunt van het project zijn zij niet degene die direct betalen en worden hierom vaak vergeten. Een grote fout!
• De Product Owner: is de persoon die verantwoordelijk is voor het beheren van de Product Backlog en het nemen van beslissingen over prioriteiten. Deze rol vereist een diepgaand begrip van de belangen van zowel klanten als gebruikers. Het is de taak aan de Product Owner om uit te kunnen leggen aan de klant waarom bepaalde ontwerpkeuzes of prioriteiten zijn gemaakt. Het kan namelijk gebeuren dat de klant iets anders wil dan de eindgebruiker en uiteindelijk is de Product Owner aangesteld om in deze geschillen een weloverwogen keuze te maken vanuit het product.
• Ontwikkelingsteams: Deze teams bestaan uit de deskundigen die verantwoordelijk zijn voor het ontwerpen, ontwikkelen en testen van het (software)product. Hun technische kennis en vaardigheden zijn essentieel om waarde te leveren aan het product waar meerdere Stakeholders gebruik van maken. Bijvoorbeeld, in een softwareproject voor het ontwikkelen van een online leerplatform, zou het ontwikkelingsteam verantwoordelijk zijn voor het implementeren van interactieve leermodules en quizzen.
• Scrum Masters: Als facilitatoren van het Scrum-proces spelen Scrum Masters een cruciale rol in het begeleiden van teams om optimale prestaties te leveren. Ze zijn verantwoordelijk voor het verwijderen van impediments en het bevorderen van open communicatie tussen alle betrokkenen. Bijvoorbeeld, als een ontwikkelingsteam vastloopt bij het implementeren van een complexe functie, kan de Scrum Master interventies aanbieden om de voortgang te stimuleren.
• Management: Hoewel ze niet altijd direct betrokken zijn, spelen managers een belangrijke rol in het wegnemen van obstakels en het bieden van middelen aan de teams. Hun steun en richting zijn van invloed op het algehele succes van het Agile project. Als voorbeeld, als een Agile Scrum-project tijdelijk extra middelen nodig heeft om een kritieke mijlpaal te bereiken, kunnen managers extra ontwikkelaars toewijzen om het team te ondersteunen. Veel vaker komen discussies over tooling naar boven waar licenties voor ingekocht moeten worden. Door sub-optimale tooling te gebruiken om kosten te besparen kan het management op lange termijn meer kosten maken vanwege ontevredenheid onder medewerkers en vertraging in het ontwikkelproces.
• Externe Partners: Externe partijen, zoals leveranciers of consultants, kunnen ook een impact hebben op het project. Hun expertise en bijdrage kunnen helpen bij het realiseren van specifieke doelstellingen. Bijvoorbeeld, een extern beveiligingsbedrijf kan betrokken zijn bij het beoordelen van de beveiligingsmaatregelen van een nieuw ontwikkeld financieel softwareproduct. Specialisten op het gebied van privacy, marketing en juridische implicaties kunnen van cruciaal belang zijn voor het succesvol afronden van het project. Deze Stakeholders mogen niet vergeten worden in en een Agile Scrum context.

Het verschil tussen Interne en Externe Stakeholders

Nu we een beeld hebben bij wat Stakeholders zijn, hoe ze er uit zien en wat hun belangen kunnen zijn, is het goed om stil te staan en een onderscheid te maken tussen typen stakeholders. Grofweg gezien kunnen we onderscheid maken tussen twee typen stakeholders: intern en extern. Waarom? Omdat het belangrijk is om te beseffen dat dit onderscheid er is zodat niet één van deze twee groepen de overhand krijgt in de vormgeving van het product en daarmee het eindresultaat. Een goed product is gebouwd voor de klant, een geweldig product combineert den wensen van alle stakeholders in een win-win situatie.

Wat zijn Interne Stakeholders?

Interne stakeholders zijn personen of teams binnen de organisatie die actief betrokken zijn bij het project. Interne Stakeholders voorbeelden: management, opdrachtgevers en specialisten. Hun bijdrage draagt direct bij aan de projectuitkomst. Zij zitten het dichtst bij het vuur en hebben hierdoor van nature veel impact op het product. Een gevaar hierbij is dat deze interne stakeholders doorgaans een mening hebben. Het hebben van een mening is an sich geen probleem, maar kan desastreuse gevolgen hebben waarin de mening van één van deze groepen bijvoorbeeld vanwege senioriteit of hiërarchie de boventoon gaat voeren. Hierdoor wordt het steeds makkelijker om te conformeren naar het beeld van deze persoon of groep en het overal beeld en de klantwens te vergeten.

Wat zijn Externe Stakeholders?

Aan de andere kant bevinden externe stakeholders, zoals klanten, gebruikers en externe partners. Zij bevinden zich buiten de organisatie, de externe belanghebbenden. Hun inbreng blijft van groot belang voor het succes van het project. Zo kan de overheid bepaalde wetgeving hebben die van direct impact is op hoe de processen moeten lopen in het product. Betalingen met Ideal, koppelingen met DigiD en de wet voor bescherming van persoonsgegevens zijn enkele voorbeelden.

Het begrijpen van de dynamiek en behoeften van zowel interne als externe stakeholders is een sleutelelement voor effectief stakeholder management en daarmee een succesvol product.

De Uitdagingen van Effectief Stakeholder Management binnen Agile Scrum

Het beheren van Stakeholders binnen het dynamische kader van Agile Scrum brengt enkele uitdagingen met zich mee. De voorbeelden, categorisering en modellen in de volgende paragrafen zijn allemaal het resultaat van de uitdagingen die ervaren worden. Het is belangrijk dat we deze uitdagingen eerst begrijpen voordat we hier op gaan acteren.

• Diversiteit in Behoeften en Prioriteiten: Met verschillende stakeholders komen uiteenlopende behoeften en prioriteiten. Het vinden van een evenwicht tussen deze belangen kan een uitdaging zijn. Als Product Owner navigeer je je tussen deze belangen en houd je focus op de belangen vanuit het product. Wees altijd duidelijk over je keuzes en zoek naar de win-win.
• Veranderende Inzichten en Vereisten: Agile Scrum moedigt aanpassingen aan op basis van voortdurende feedback. Dit kan resulteren in veranderende inzichten en vereisten van stakeholders, wat vraagt om een flexibele aanpak. Als voorbeeld, in een project voor de bouw van een educatieve app, kan feedback van leraren leiden tot wijzigingen in de navigatie en de inhoud van de app. In een Agile Scrum context gaan we er vanuit dat de gebruikers en klanten uiteindelijk steeds meer leren en dat het natuurlijk is dat hun verwachtingen en behoeften hierdoor continu veranderen. Wij veranderen, groeien en leren samen met hen.
• Behouden van Communicatie en Betrokkenheid: Het handhaven van een consistente communicatie en betrokkenheid van stakeholders gedurende het hele project is essentieel. Het is makkelijk om aandacht te geven aan de groep die het hardst schreeuwt of het vaakst escaleert. Dat is makkelijk voor de Product Owner, maar niet het beste voor het product zelf. Als Scrum Team zijn we verantwoordelijk voor het product en niet verantwoordelijk voor het beantwoorden van de meest mondige stakeholder. Een balans hierin moet gevonden worden om effectief het product te realiseren. Hierin heeft de Scrum Master een cruciale rol.

Modellen voor Effectief Stakeholder Management binnen Agile Scrum

Binnen de context van Agile Scrum bestaan verschillende modellen die kunnen worden ingezet om stakeholders effectief te managen. Wij hebben een kleine opsomming gemaakt van de modellen die wij bij Agilewerken.nl graag gebruiken. Er zijn natuurlijk veel meer!

• RACI Matrix: Dit model definieert duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden van Stakeholders bij verschillende activiteiten binnen het project. De afkorting RACI staat voor Responsible, Accountable, Consulted en Informed. Zo’n matrix kan helpen om verwarring over verantwoordelijkheden te voorkomen en een soepel verloop van het project te garanderen. Op deze manieren voorkom je bijvoorbeeld dat een senior manager of projectleider buiten het project om toch bepaalt hoe het product er uit moet komen te zien. Vanuit Scrum is de Accountable rol voor het product natuurlijk altijd de Product Owner.
• Stakeholder Engagement Matrix: Dit is niet alleen een goed woord voor scrabble, maar ook een effectief middel om Stakeholders te evalueren en rangschikken op basis van hun mate van invloed en belang bij het project. Dit helpt bij het identificeren van strategieën om betrokkenheid te bevorderen en de manier waarop je interactie wilt hebben met bepaalde stakeholders. Bijvoorbeeld, voor een nieuwe software voor boekhouding kunnen financiële experts als belangrijke stakeholders worden aangemerkt en kunnen specifieke overlegmomenten met hen worden gepland om hun inbreng te maximaliseren.
• Power/Interest Grid: Deze benadering categoriseert Stakeholders op basis van zowel hun macht als hun belang bij het project. Dit resulteert in aangepaste communicatie- en betrokkenheidsstrategieën voor verschillende groepen. In het geval van een project voor het ontwikkelen van een educatieve app, kunnen ouders van studenten hoge belanghebbenden zijn met een matige macht, waardoor gerichte communicatie met hen van groot belang is. Ieder matrix bevat een andere groep en een andere methode voor communiceren. Zo voorkom je dat je overbodig of te weinig communiceert.
• Stakeholder Circles: Dit model verdeelt Stakeholders in groepen op basis van hun onderlinge verwachtingen en belangen. Hierdoor kunnen conflicterende behoeften worden herkend en aangepakt. Dit is bijzonder effectief in een politieke omgeving waar je weet dat bepaalde stakeholders het niet altijd eens zijn met elkaar. Door deze belangen en hun positie tegen elkaar uit te zetten in deze cirkels zorg je ervoor dat je het overzicht houdt en niet per ongeluk een discussie escaleert. Bijvoorbeeld, in een project voor de ontwikkeling van medische software kunnen artsen en patiënten verschillende behoeften hebben, maar met gerichte communicatie kunnen deze verschillen worden overbrugd. Perspectief en taal kunnen een hoop doen om hetzelfde bericht toch te brengen op een manier waarop meerdere groepen zich gerustgesteld voelen bij het eindproduct.

De keuze voor het juiste model hangt af van de aard van het project, de diversiteit van de Stakeholders en de behoefte aan betrokkenheid. Elk van deze modellen biedt een raamwerk om effectief te navigeren in de complexe dans van Agile Scrum Stakeholder Management. Ken je een andere of gebruik je een andere heel effectief? We horen graag van je!

De Voordelen van Doeltreffend Stakeholder Management binnen Agile Scrum

Dat wij zeggen dat efficiënt Stakeholder Management binnen de Agile Scrum context belangrijk is, is niet voldoende om je te overtuigen dit ook met structuur en regelmaat te doen. Dat snappen wij ook wel. Om je toch te overtuigen dat je hier gisteren mee moet beginnen, hebben we een opsomming gemaakt van de voordelen ervan.

• Klantgerichtheid: Door voortdurende interactie met klanten en gebruikers wordt gewaarborgd dat het (software)product nauwkeurig aansluit op hun verwachtingen. Doe je dit niet, dan bouw je automatisch risico’s in je project en/of product.
• Snelle Feedback Lus: Regelmatige interacties met Stakeholders zorgt voor snelle feedback, waardoor ontwikkelingsteams wendbaar kunnen reageren op veranderende omstandigheden en nieuwe inzichten. Bijvoorbeeld, in een project voor het ontwikkelen van een online reisboekingsplatform, kan snelle feedback van reizigers helpen bij het identificeren van dingen die er missen in het boekingsproces en kan dit snel opgelost worden.
• Doordachte Besluitvorming: Het betrekken van verschillende Stakeholders bij het besluitvormingsproces zorgt voor een uitgebalanceerde benadering. Dit voorkomt een eenzijdige focus en leidt tot weloverwogen beslissingen over de richting van het project. Bijvoorbeeld, in een project voor de ontwikkeling van een nieuwe bedrijfswebsite, kunnen de inzichten van zowel marketingteams als ontwikkelingsteams leiden tot een evenwichtige benadering van ontwerp en functionaliteit.
• Doorlopende Verbetering: Stakeholders fungeren als een bron van voortdurende verbetering door hun bijdragen en inzichten. Dit leidt tot het identificeren van gebieden die moeten worden verfijnd, resulterend in een voortdurende optimalisatie van het ontwikkelproces en het eindproduct.

Balans van Uitdaging en Kansen

Effectief Stakeholder Management binnen het Agile Scrum speelveld is als een boeiend schaakspel waarin veel verschillende stukken samen moeten werken om een sterke opstelling tot resultaat te hebben. Het is echter belangrijk om te onthouden dat deze opstelling ook uitdagingen met zich meebrengt. Als er zwaktes zijn, worden deze misbruikt en leidt dat tot een verzwakking van het geheel en risico’s tot schaakmat. Door de juiste strategieën toe te passen, zoals het gebruik van stakeholder management modellen, kunnen deze uitdagingen worden aangepakt en risico’s worden voorkomen.

Met de voordelen van doeltreffend Stakeholder Management, zoals een klantgerichte aanpak, snelle feedbacklussen en continue verbeteringen, kunnen producten bloeien in de wereld van Agile Scrum. De sleutel tot succes ligt in het begrijpen van de unieke waarde die elke stakeholder bijdraagt en het omarmen van hun inzichten om een gewenste resultaten te creëren. Als organisaties de dynamiek van Agile Scrum omarmen en effectief omgaan met de diverse schaakstukken in het spel, kunnen ze de weg vrijmaken voor effectieve productontwikkeling.