Scrum Masters: sleutel tot Lean succes

Vaak krijgen we vragen over de verschillen tussen Scrum en Lean, en welke rol Agility daarbinnen speelt. Maar ook maken we steeds vaker mee dat binnen een organisatie zowel Lean als Agile werken in Scrum voorkomt. En dat Scrum Masters dubbelen in Lean als Green Belt of zelfs Black Belt. Daarom besteden we in deze blog aandacht aan de Scrum Master in een Lean omgeving.

Wat is een Lean omgeving?

Allereerst dan maar: wat is een Lean omgeving? In het perfecte plaatje is dit een omgeving waar Lean is geïmplementeerd en geïntegreerd tot normaal onderdeel van iedere dag. Waar verspillingen worden bestreden en flow heerst om de klant waardevolle producten te leveren. En waar continu verbeteren normaal is, en we meten om te weten.

Wat betekent dat? Is voortdurend verbeteren normaal? Dat betekent namelijk dat we te maken hebben met een omgeving waarin we de imperfecties van iedere dag niet alleen zien, maar ook bewust opzoeken en vieren. Als we iets zien wat anders kan, en als we kunnen bewijzen dat dat significant beter is, dan doen we het anders. In dat perfecte plaatje is verbetering, of verandering, aan de orde van de dag. Verandering is goed en hoort erbij—we leveren op die wijze waarde aan de klant.

En dat is niet anders in een Agile omgeving die met Scrum werkt. De veranderingen hier zijn veranderingen die plaatsvinden omdat de scope van het project niet per se vaststaat—in de aard van het project. Scrumteams zijn gewend aan feedback en verandering—ze leren daarvan om zo aan het einde van de sprint echt waarde te kunnen leveren. Al is leren soms niet leuk en is het bij hen soms ook even slikken als ze in een review feedback van de stakeholders op hun afgeleverde sprintdoel krijgen.

The Magic. Wat doet Lean, net als Agile? Beide denkwijzen laten oplossingen uit de groep komen. Om te voorkomen dat oplossingen worden verzonnen door mensen die geen verstand hebben van de processen, gaan zowel Lean als Agile ervan uit dat je de mensen die werkzaam zijn in het proces om hun kennis, kunde, vakmanschap en ervaring moet respecteren.

De kracht van zelforganisatie

“Waarmee beginnen we? Wat heeft de meeste waarde? Wat laten we?” Als die vragen voorbij komen in een verbeteringsproject zien we vaak iets magisch: datgene wat de mensen binnen een organisatie zelf hebben kunnen zien, meten, bedenken en oplossen, wordt gemakkelijker geaccepteerd door de medewerkers dan wanneer het wordt opgelegd. Het verbeterproject of veranderingsproces gaat veel beter lopen dan wanneer iemand van buitenaf het allemaal zo hebben verzonnen.

Maar wat doe je nu als je mensen niet veranderingsbereid zijn? Als ze, zoals Carol Dweck dat uitdrukte, een fixed mindset hebben? Precies, dan zorg je dat je daarvoor een deskundige in huis hebt die begrijpt hoe mensen veranderingsbereid worden. En misschien heb je zo iemand wel gewoon in huis—de Scrum Master.

Binnen Scrum is het namelijk de Scrum Master die ervoor verantwoordelijk is dat het proces met al die veranderingen, empirisme en flexibiliteit goed loopt. Daartoe is hij onder andere een facilitator, maar ook een leraar, mentor en wat er verder nog nodig is om het team zoveel mogelijk in zelforganisatie in het Scrum framework te laten werken. Hij is opgeleid om vertrouwen te laten ontstaan in het Scrum team—en daartoe bemoeit hij zich met klem niet met de inhoud, maar met het proces.

Vertrouwen is essentieel voor succes in teams. In een rubyteam vertrouwen de spelers elkaar om de bal te passen en te verdedigen.

Feedback is key

En dat proces, daarin heeft feedback een grote rol. Niet alleen feedback van de Stakeholders op het geleverde product, maar ook feedback van het team aan elkaar. Bij veel mensen heeft het woord feedback niet alleen positieve connotaties. Zelfs aangename feedback, positief en opbouwend, over wat je allemaal goed hebt gedaan, geeft veel mensen het gevoel dat er toch echt iets rottigs zal volgen. En dat is een grote hobbel om te nemen in dagelijkse feedback, en deze hobbel zit diep in mensen.

In haar boek “A Complaint is a Gift gaat Janelle Barlow in detail in op hoe dat nu zit, met die feedback. Haar boek is doorspekt met voorbeelden over hoe bijvoorbeeld veel serviceverleners kritiek op hun service persoonlijk lijken te nemen. En hoe lastig de meeste klagers het vinden om een klacht te uiten zonder daarbij teveel emotie te tonen. Om maar een voorbeeld te noemen, heb je wel eens geklaagd in een restaurant? En hoe boos vind je dat je moet zijn voordat je gaat klagen? In haar onderzoek vond Janelle veel mensen die zichzelf een zeur vonden, en liever een restaurant verlieten zonder te klagen, dan dat ze de medewerker voorzagen van feedback en meer waarde zou hebben bij een volgend bezoek.

Wat leren we hiervan? Dat als we een omgeving willen hebben van voortdurend verbeteren, of dat nu in een Agile of Lean omgeving is, waarbij de waarde voor de klant belangrijk is, we echt moeten zorgen voor een omgeving waarin klagen of feedback geven niet alleen mag—maar zelfs moet. De stakeholders moeten weten dat hun eerlijke feedback wenselijk is en in goede aarde zal vallen. En degenen die de feedback ontvangen moeten zich realiseren dat dit geen klacht is die over hun gaat—maar over de waarde van het product of proces, om dat te verbeteren.

Wat betekent dit in Lean? Hier staan de inhoud en het meten iets meer in de spotlights. De gemiddelde Black Belt vindt faciliteren wel belangrijk, maar meten en gewoon kapitaal toch net iets belangrijker dan het Menselijk Kapitaal. En toch, net als in Japan moet het mogelijk zijn om aan een Andon koord te trekken om het proces te stoppen en na te denken over de fouten die het proces bevat—zonder bang te hoeven zijn voor gezichtsverlies en de hiërarchie van de organisatie. Hoe krijgen we die gewenste cultuurverandering?

Scrum Masters als meesters in feedback

En nu komt het: Scrum Masters zijn hier meesters in. In Scrum is psychologische veiligheid enorm belangrijk, alles begint met vertrouwen. De events, de artefacts en de scrumrollen zijn hiervoor gemaakt. Het resultaat is een hoge mate van zelforganisatie. Iedereen is verantwoordelijk voor de kwaliteit, iedereen is verantwoordelijk voor de planning en de teamleden spreken elkaar aan.

Met andere woorden, in Agile werken met Scrum is veranderen, vertrouwen en feedback geven daily business. Dus waarom zouden we niet gewoon wat Scrum Master kennis en ervaring gebruiken in Lean? Je kunt beginnen met gewoon wat Scrum elementen in te bouwen in je projecten. Denk dan eens aan timeboxen, of aan een retrospective. Leen eens een Scrum Master in je Lean projecten voor een echt goede retrospective, waarin het team feedback geeft aan elkaar en je het vertrouwen ziet groeien.

Zelfs voor een goede Obeya kan het de moeite waard zijn om met Scrum Master kennis aan de slag te gaan. Dan weet je in ieder geval zeker dat er echt aandacht is voor de menselijke factor—en er een teamcanvas bijgevoegd zal worden. Een voetbalteam wat echt goed is bestaat niet uit dure spelers, maar uit mensen die elkaar vertrouwen en van elkaar leren.

Voor elk goed team geldt dat als het vertrouwen er eenmaal is, dat je dan ook samen van mening durft te verschillen over de juiste aanpak. En als we het eens zijn over de juiste aanpak, dan hebben we echt commitment op het gezamenlijk resultaat—en kunnen we elkaar feedback geven daarover. Lees Lencioni hier gerust eens op na.

Lean en Scrum: een perfecte match?

Samenvattend, hoewel Scrum het beste werkt in een omgeving die zo veranderlijk is dat het doel van een project nog kan veranderen, en Lean het beter doet in een omgeving waar meer routine heerst en het doel meer vastligt, hebben deze beiden te maken met een wens tot veranderingen for the better. Beide stromingen willen waardevolle zaken maken voor de klant—en dat betekent, hoe we het ook wenden of keren, feedback op de huidige processen en hoe we die nu runnen.

Effectiviteit= Kwaliteit X Acceptatie: een goed veranderingsproject houdt daarmee rekening. Daarom faciliteren Black Belts en Scrum Masters. Maar de angst voor verandering in verbeteringsprojecten is deels de angst voor feedback. Het is ook de angst voor het verliezen van routine. Mensen zijn kwetsbaar wat dat betreft. Een omgeving met veel verandering heeft daarom baat bij meer aandacht voor de menselijke kant ervan.

De menselijke factor is in Agile werken in Scrum in hoge mate aanwezig. Scrum masters zijn hiervoor daarom net iets meer opgeleid, hebben een grotere toolbox op dit gebied. Ook zijn ze vanwege de korte sprints met de vele events gewoon wat geoefender in de Menselijke Factor dan een gemiddelde Black Belt in Lean. Maar ze vullen elkaar geweldig aan.

Meet weten over hoe je veranderingen succesvol inzet? Volg onze Black Belt trainingen. Of probeer eens een Scrum Master opleiding of Agile Coaching training.