Wat is de Definition of Done?

In de dynamische wereld van Agile en het Scrum Framework is de Definition of Done een hoeksteen geworden voor het waarborgen van kwaliteit, stimuleren van samenwerking en bevorderen van continue verbetering. Binnen Agile en Scrum fungeert de Definition of Done als de spil waaromheen alle ontwikkelingsinspanningen draaien. Deze richtlijn, die verder reikt dan enkel technische kwaliteitseisen, vormt een essentieel instrument voor teams die streven naar het leveren van waarde en het handhaven van hoge normen binnen hun ontwikkelingsprocessen. In dit artikel duiken we dieper in de kern van de Definition of Done, begrijpen we hoe het wordt gedefinieerd en toegepast, en verkennen we waarom het zo’n cruciale rol speelt binnen het landschap van Agile en Scrum.

Wat is de Definition of Done?

Binnen de context van Agile en Scrum is de Definition of Done (DoD) de alomvattende norm waaraan ieder werkende Increment binnen een Sprint moet voldoen. Het overstijgt de begrenzingen van enkel technische aspecten en omvat de volledige reikwijdte van vereisten die nodig zijn om een Product Backlog of Sprint Backlog item inzetbaar te maken. Concreet definieert de Definition of Done de maatstaven waaraan een specifiek item moet voldoen om als voltooid te worden beschouwd. Dit zorgt voor uniformiteit en consistentie in wat als ‘klaar’ wordt beschouwd en elimineert ambiguïteit. Een eenduidige definitie helpt het team om het werk beter te begrijpen en uiteindelijk ook om een betere inschatting te maken hoeveel werk er nodig is om een item naar Done te kunnen slepen.

Hoe wordt de Definition of Done opgesteld?

Het vormgeven van de Definition of Done is een proces dat gebaseerd is op samenwerken, inzichten delen en leren. Dit allemaal wordt gekatalyseerd door het wendbare en iteratieve karakter van Scrum. Het vereist een voortdurende dialoog en uitwisseling van ideeën binnen het team om ervoor te zorgen dat de vastgestelde normen accuraat en toepasbaar zijn.

Het scala aan criteria binnen de Definition of Done bestrijkt technische facetten zoals code-reviews, unit testing en documentatie, maar kan zich ook uitstrekken tot niet-technische gebieden zoals gebruikersacceptatietests, ontwerp en bruikbaarheidsaspecten.

Het doel van deze collaboratieve inspanning is het opstellen van een expliciete set van criteria die dienen als een gezamenlijke meetlat voor het team om de ‘voltooidheid’ van werk te bepalen. Anders gezegd, iets is pas Done op het moment dat die voldoet aan alle onderdelen van de Definiton of Done.

Waarom wordt de Definition of Done gebruikt?

De toegevoegde waarde van de Definition of Done ligt in het veelzijdige karakter van het begrip. Een drietal dingen zijn in het specifiek belangrijk voor dit begrip.

• In de eerste plaats fungeert het als een waarborg voor de intrinsieke kwaliteit van het werk dat het team levert. De vastgestelde normen dienen als een scheidslijn tussen acceptabel en onacceptabel werk, en vermijden een neerwaartse spiraal van kwaliteitsverlies. Mensen zijn nu eenmaal net als water; we nemen altijd de route met de minste weerstand. De Definition of Done helpt om kwaliteit stabiel te houden en in de praktijk zien we dat deze gedurende een project zelfs omhoog gaat vanwege de nieuwe inzichten die het team krijgt.
• Ten tweede legt het de basis voor gestroomlijnde samenwerking binnen het team. Door helderheid te scheppen over de verwachtingen en eisen voor elk werkende eenheid, worden misverstanden en verwarring geminimaliseerd. Dit betekent ook dat risico’s verminderd worden.
• Tot slot dient de Definition of Done als een motor voor continue verbetering. Het reflectieve karakter van Scrum moedigt teams aan om de Definition of Done periodiek te herzien en aan te passen op basis van feedback en veranderende omstandigheden. Zo zorg je ervoor dat onder iedere omstandigheid en gedurende iedere fase van het project, je een passende Definition of Done hebt die helpt om met de juiste kwaliteit het (deel)product te realiseren.

De Uitdagingen van de Definition of Done

Ondanks zijn onbetwistbare voordelen, brengt de Definition of Done ook zijn eigen reeks uitdagingen met zich mee. De balans tussen flexibiliteit en uniformiteit is een voortdurende strijd. Het ontwikkelen van een norm die zowel ruimte laat voor aanpassingen als consistentie afdwingt, vergt een balans die als moeilijk wordt ervaren. Enkel teams met een hoge volwassenheid zijn in staat om een scherpe Definition of Done op te stellen die kwaliteit afdwingt zonder verlies van flexibiliteit.

Daarnaast kunnen interpretatieverschillen tussen individuele teamleden leiden tot onbedoelde variatie in het werk en in het specifiek de kwaliteit ervan. Het omarmen van open communicatie en voortdurende afstemming binnen het team is van cruciaal belang om deze potentiële obstakels aan te pakken. De Definition of Done is hier het perfecte instrument voor.

Verschil tussen Definition of Done en Definition of Ready

Hoewel beide begrippen hand in hand gaan om het succes van een Scrum project te waarborgen, bevindt de Definition of Done zich aan het einde van het ontwikkelingsproces, terwijl de Definition of Ready fungeert als de toegangspoort tot dat proces. Terwijl de Definition of Done bepaalt of een werkende eenheid klaar is voor implementatie, stelt de Definition of Ready criteria vast waaraan Product Backlog Items moeten voldoen voordat ze überhaupt in een Sprint Backlog kunnen worden opgenomen. Met andere woorden, de Definition of Ready is de acceptatiecriteria van de klant en de Definition of Done omvat de kwaliteitseisen van het ontwikkelproces. Beide definities vullen elkaar aan en zorgen voor een naadloze stroom van werk en kwaliteit binnen het Scrum project.

Een voorbeeld van Definition of Done & Definition of Ready

Laten we een voorbeeld pakken om het verschil tussen Definition of Ready en Definition of Done te illustreren. Stel je voor dat een team verantwoordelijk is voor het organiseren van een conferentie. Voordat een taak als opgepakt kan worden in het planningsproces, moeten enkele criteria binnen de Definition of Ready worden vervuld:

• Duidelijk Geformuleerde Taakomschrijving: De taakomschrijving beschrijft duidelijk wat er moet gebeuren, welke aspecten van de conferentie ermee te maken hebben en welke resultaten worden verwacht.
• Toegewezen Verantwoordelijkheid: Er is een specifiek persoon of team toegewezen die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taak. Dit zorgt voor duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor welke aspecten.
• Budgetinschatting: Er is een initiële schatting gemaakt van het budget dat nodig is om de taak uit te voeren, inclusief eventuele kosten voor locatie, sprekers, catering en materialen.

Nadat de taak is toegewezen en het team aan de slag is gegaan met de voorbereidingen voor de conferentie, zijn er verschillende criteria die moeten worden vervuld voordat de taak als “Done” kan worden beschouwd en klaar is:

• Locatiebevestiging: De locatie voor de conferentie is geboekt en bevestigd, inclusief alle nodige faciliteiten en audiovisuele apparatuur.
• Sprekers en Programma: De sprekers zijn gecontacteerd en hebben hun deelname bevestigd. Het conferentieprogramma is opgesteld en bevat gedetailleerde informatie over sprekers, onderwerpen en tijdschema’s.
• Cateringregelingen: Cateringopties zijn vastgesteld en geboekt, rekening houdend met dieetwensen en voedingsvereisten van deelnemers.
• Promotiemateriaal: Alle benodigde promotiematerialen, zoals flyers, posters en online aankondigingen, zijn gemaakt en verspreid om de conferentie te promoten.
• Registratie en Deelnemerslijst: Het registratieproces voor deelnemers is opgezet en er is een lijst van verwachte deelnemers bijgehouden.
• Proefdraai en Controle: Er is een proefdraai gedaan om te controleren of alle aspecten van de conferentie soepel verlopen en er zijn maatregelen genomen om eventuele problemen aan te pakken.

Door deze voorbeelden wordt het verschil tussen Definition of Ready en Definition of Done buiten de IT-context duidelijk. Definition of Ready focust op de voorwaarden voordat een taak in het proces kan worden opgenomen, terwijl Definition of Done de criteria bevat waaraan de taak moet voldoen voordat deze als voltooid wordt beschouwd.

Samenspel en Verhouding van de Definition of Done en het Scrum Framework

De Definition of Done is een geïntegreerd onderdeel van het Scrum Framework, en haar invloed strekt zich uit over meerdere evenementen en fasen. Het beïnvloedt de Sprint Planning, waar het team de selectie van items voor de sprint baseert op hun vermogen om te voldoen aan de Definition of Done. De Daily Scrum profiteert van de duidelijkheid die de Definition of Done biedt, terwijl het Increment op zichzelf het tastbare bewijs is van de naleving van deze criteria. Daarnaast ondersteunt de Definition of Done de waarden van Scrum, zoals transparantie, inspectie en adaptie, en draagt het bij aan het gestructureerde kader van Agile ontwikkeling.

Definition of Done in perspectief

Innovatie en de Definition of Done: Verder dan Technische Kwaliteit

De oorspronkelijke focus van de Definition of Done lag voornamelijk op technische aspecten. Echter, binnen het dynamische landschap van Agile en Scrum heeft de Definition of Done zich uitgebreid tot een bredere definitie van voltooiing. Naast technische criteria bevat het nu ook criteria voor gebruikerservaring, ontwerp, duurzaamheid en andere niet-technische domeinen. Deze verruiming van scope stimuleert innovatie en waardecreatie, omdat het team niet alleen streeft naar technische uitmuntendheid, maar ook naar een hogere mate van klantgerichtheid.

De Culturele Dimensie van de Definition of Done

De Definition of Done overstijgt zijn technische aard en weerspiegelt tevens de culturele waarden en normen binnen het team. Het bevordert een gezonde cultuur van samenwerking, vertrouwen en kwaliteit. Een gedeelde definitie van voltooiing versterkt niet alleen het vakmanschap van het team, maar bevordert ook de gemeenschappelijke inzet om te voldoen aan de gestelde criteria. Het zorgt voor consistentie van kwaliteit en een gezamenlijk gevoel van eigenaarschap.

De ‘Definition of Done’ als Leerinstrument

De Definition of Done fungeert niet alleen als een statische set van criteria, maar ook als een dynamisch leerinstrument. Het team kan voortdurend leren en verbeteren door regelmatige reflectie op de naleving van de DoD. Deze reflectieve aanpak leidt tot geleidelijke aanpassingen en een continue evolutie van de Definition of Done. Het zorgt er ook voor dat zowel junioren als senioren soortgelijke kwaliteit leveren als ze een Product Backlog Item oppakken en naar Done slepen.

De ‘Definition of Done’ als Motiverend Instrument

Het streven naar het bereiken van de Definition of Done fungeert als een krachtig motiverend instrument. Het biedt het team een meetbare en tastbare mijlpaal van prestatie, wat resulteert in intrinsieke voldoening en trots op hun werk. Dit kan het team inspireren om te excelleren en te streven naar continue verbetering in elk aspect van hun inspanningen.

Conclusie

De Definition of Done is niet enkel een formaliteit binnen het Agile en Scrum Framework, maar een essentiële leidraad die de kwaliteit, samenwerking, leerervaring en innovatie in evenwicht houdt. Door nauwkeurig vast te stellen wat als ‘ Done’ wordt beschouwd, creëren Agile teams in een Scrum context een gemeenschappelijk begrip en een gedeelde toewijding aan kwaliteit. De Definition of Done stelt teams in staat om hun inspanningen te richten op het leveren van maximale waarde én  maximale kwaliteit in een eeuwig veranderende omgeving.