De Sprint Planning is één van de events binnen het Scrum Framework. De Sprint Planning vindt aan het begin van elke Sprint plaats en duurt maximaal 8 uur bij een Sprint van vier weken. Werk je met Sprints van 2 of 3 weken? Dan duurt je Sprint Planning respectievelijk maximaal 4 of 6 uur.
Het doel van de Sprint Planning is om te bepalen wat er de komende sprint aan werk opgepakt kan worden om de meeste waarde te leveren aan de klant. De Product Owner geeft aan waarom deze sprint waardevol is voor de klant en hoe dit zich manifesteert op de Product Backlog. Samen met het gehele team wordt vervolgens een sprintdoel geformuleerd om deze klantwaarde te realiseren. Op basis hiervan maken de Developers een selectie van de Product Backlog Items en formuleren een plan om het sprintdoel te realiseren. Gedurende de sprintplanning wordt er dus een doel geformuleerd en een plan hoe het doel behaald moet gaan worden. De lijst met het op te pakken werk is het fysieke eindresultaat van de Sprint Planning. Vanaf hier is de focus van de sprint op het realiseren van de Sprintbacklog.
De Scrum Master draagt er zorg voor dat de meeting plaatsvindt en dat zowel de Product Owner als de Developers weten waarom deze meeting plaatsvindt. Indien nodig faciliteert de Scrum Master ook, maar in volwassen teams is dit niet meer nodig. Het zorgdragen dat de meeting plaatsvindt moet niet verward worden met het inplannen van de meeting, reserveren van een ruimte en faciliteren met gebak en koffie. Dit is expliciet niet de verantwoordelijkheid van de Scrum master.
De Product Owner zorgt dat de Product Backlog (een lijst met al het werk voor het eindproduct) op orde is en dat de waarde van de komende sprint namens de klanten duidelijk is. Dit is nog geen sprintdoel, maar een uitdaging die de klant heeft welk de meeste waarde heeft als die uit de weg is; ofwel de ‘waarom’ van deze Sprint. Op basis van de ‘waarom’ wordt door het gehele team een doel gesteld binnen de sprint waarmee (een deel van) de oplossing gerealiseerd gaat worden. Hierbij let het team op de haalbaarheid van het resultaat en de beschikbaarheid van teamleden en kennis. Het sprintdoel bevat dus de ‘wat’ van de komende sprint.
De volgende stap in de sprintplanning is om het sprintdoel aan te vullen met het plan om de ‘wat’ te realiseren. Ook dit is onderdeel van het sprintdoel zelf; wat gaan we doen om waarde toe te voegen en hoe gaan we dat realiseren. De Developers bepalen onderling aan de hand van hun capaciteit welke User Stories zij de sprint in kunnen nemen. Een handige tool om in te schatten hoe omvangrijk de User Stories zijn, is Planning Poker. Met Planning Poker worden punten toegekend aan elke User Story op basis van volume, complexiteit, kennis en onzekerheid. Deze punten worden vaak toegekend op basis van de Fibonacci reeks. Als je weet hoeveel punten jouw team doorgaans in één Sprint verwerkt, kun je a.d.h.v. het pokeren telkens weer inschatten welke User Stories je de komende sprint kunt oppakken. Het doel hiervan is niet productiviteit meten, maar voorspelbaar worden als team.
Indien User Stories nog niet gedetailleerd genoeg zijn, kunnen de Product Backlog items tijdens de Sprint Planning verder uitgekristalliseerd worden in gesprek met de Product Owner. Dit noemen we Refinement. Refinement gebeurt overigens continu en niet alleen tijdens de Sprint Planning. Het is de verantwoordelijkheid van de Product Owner dat het gebeurt en hiervoor mag die maximaal 10% van de capaciteit van de Developers voor vragen.
Aan het eind van de Sprint Planning hebben we dus als team een sprintdoel met daarin wat waarde heeft voor de klant en hoe wij deze waarde gaan realiseren. Dit is weerspiegeld door de Sprint Backlog waar de relevante User Stories, onderverdeeld in taken en sub-taken, in opgenomen is. Tot slot zijn de User Stories voorzien van een inschatting van hoeveel effort, zo kunnen we onze voortgang gedurende de Sprint monitoren en blijven we transparant als team.
Loopt je Sprint niet lekker en weet je niet waar het aan ligt? Heb je moeite om met een goed Sprintdoel te komen? Misschien lukt het telkens niet om je Sprintdoel te realiseren. Neem contact op met één van onze collega’s, we kijken en denken graag met je mee.