Timeboxing klinkt naar een vorm van time management. We merken dat velen er wel over gehoord hebben maar de link naar en de waarde van timeboxing bij Agile werken onderschatten. Daarom meer hierover in deze blog.
Daarom allereerst wat is timeboxing? Formeel is het: “het beperken van de hoeveelheid tijd die men aan een activiteit of taak wil en mag besteden. Dit om te voorkomen dat iets uitloopt” aldus Wikipedia. Een blok tijd dus. En je raadt het al: je kunt het werkelijk overal voor gebruiken. Ouders gebruiken het om hun kinderen in te perken in het gebruik van beeldschermen en computers, in organisaties hebben bijvoorbeeld vergaderingen een vastgestelde timebox. Bij onze certificeringen en trainingen hebben we vastgestelde timeboxen. In projecten werkt men vaak met timeboxen.
Het terugdringen van verspillingen is bij Agile werken, net als bijvoorbeeld bij Lean, belangrijk. Verspillingen zijn een rem de totale effectiviteit van werken. In Lean hebben we het dan over verspillingen in het dagelijks werk als bijvoorbeeld over-processing en overproductie. Dit gaat bijvoorbeeld ook over te lange vergaderingen in plaats van een effectieve Sprint Planning, lange meetings in plaats van een effectieve korte Daily Scrum. In Agile werken in Scrum zul je daarom zien dat letterlijk alle events een timebox hebben op wat het team levert. Door activiteiten in timeboxen te organiseren, wordt de voortgang van het project transparanter en gemakkelijker te volgen. Het stelt het team in staat om regelmatig te evalueren waar ze staan en indien nodig aanpassingen te maken.
Wat betekent dat in Scrum? Letterlijk is de Sprint tussen de 1 en 4 weken lang en niet langer. De sprint stopt dus als de timebox voorbij is, niet als de taken gedaan zijn. Natuurlijk werken we ook daarom in Scrum met een Minimum Viable Product met een definition of done—we spreken precies af wat we gaan maken, met welke kwaliteit en tegen welk budget.
De Sprint Planning heeft een timebox van 8 uur maximaal. Dat betekent bij een volledige sprint van 4 weken is de timebox maximaal 8 uur. Als je een sprint van 2 weken hebt, zul je waarschijnlijk minder tijd verbruiken—hoeveel je dan mag gebruiken schrijft Scrum niet meer voor in de 2020 versie. Een ingewerkt team heeft hetzelfde effect—dan kun je toe met minder tijd.
De Daily Scrum duurt 15 minuten. Dat is ruim genoeg om met maximaal 10 mensen het plan voor de dag even te overleggen en te bezien of er blokkades zijn. Je hebt wat je gaat doen namelijk al uitgebreid in de planning besproken.
De Review in Scrum heeft een timebox van maximaal 4 uur. Hetzelfde geldt als bij de planning; bij een kortere sprint en een team met enige maturiteit is het mogelijk dat je er minder tijd voor nodig hebt. Het zal ook afhangen van de feedback van je stakeholders op je increment.
En dan als laatste de Retrospective. De timebox hiervoor staat op 3 uur max. Je zult deze tijd echt niet altijd volledig hoeven te gebruiken—maar bij beginnende teams, of om eens wat oud zeer op te ruimen, of om een betere definition of done te verkrijgen? Neem de tijd met je team, het levert namelijk echt veel op. Wel eens gehoord van “storming”als het gaan over een team? Maar de teamleden zijn er zelf uiteraard ook nog.
Daarom eerst even een stapje terug. Timeboxing kun je doen op persoonlijk niveau, op teamniveau en ook op organisatieniveau. Eerst maar eens het persoonlijk niveau—dat heeft namelijk een grote invloed op wat je als team kunt leveren. Merk je regelmatig dat het je niet lukt om je aan je eigen, dus door jezelf geplande afspraken en deadlines te houden, en veroorzaak je dat zelf, door bijvoorbeeld steeds afgeleid te raken of juist door je hang naar perfectionisme, dan is timeboxing in de vorm van een soort afspraak in de agenda met jezelf een heel goed idee
Wat moet je daarvoor doen? Blokkeer tijd voor een meeting met jezelf, zet het onderwerp in je agenda en (niet geheel onbelangrijk) houd je eraan. Houd een beetje rekening met je eigen mogelijkheden daarbinnen. Weet je van jezelf bijvoorbeeld dat je nooit langer dan 25 minuten ongestoord of onafgeleid kunt werken, maak dan de blokken tijd niet langer dan 25 minuten. Of heb je het juist nodig voor jouw soort werk dat de blokken tijd langer zijn, dan blok je meer tijd. En houd daarna even pauze. Met een langere pauze na een aantal blokken. Dan blijf je effectief.
Deze techniek is bekend geworden als de Pomodoro techniek—naar een tomaatvormig kookwekkertje wat in de orginele versie van de Pomodoro techniek als timekeeper werd gebruikt. De Pomodoro-techniek werd eind jaren tachtig ontwikkeld door de toenmalige universiteitsstudent Francesco Cirillo. Hij had moeite met het focussen op zijn studie en het voltooien van zijn opdrachten. En in de wereld van vandaag is deze techniek een nuttige manier van timeboxen om overprocessing door snel afgeleid worden of door perfectionisme te voorkomen.
Het is daarom niet gek dat, al helemaal sinds Corona, veel studenten, thuiswerkende collega’s en zzp-ers samen afspreken op een werklocatie om lekker te gaan Pomodoren. Ze krijgen zo hun werkstukken en andere zaken af voor de deadline. En…ze bouwen betere relaties in de verplichte pauzes tussendoor.
Maar wat moet je dan dus in het echt doen? Alleen tijd blokken is ruim onvoldoende. Het betekent dat je taken in je Pomodoro blokken zet die AF zijn na de timebox.. Steeds iets kunnen afvinken geeft een beter gevoel dan steeds weer aan die taak te moeten beginnen die nog steeds niet af is. Wees een beetje lief en streng tegelijk voor jezelf hierin en knip je taken dus in kleinere stukken.
Hoe gaat dat in veel teams? “Maar mijn collega’s fietsen steeds dwars door mijn agenda heen!” Als dat gebeurt, dan betekent het dat je ook afspraken moet maken binnen je team en in de organisatie over hoe je individuele timeboxing aanpakt. Uiteraard niet alleen vanwege de tijd, maar ook vanwege de goede samenwerking binnen het team en de organisatie. Als mensen elkaar tegenwerken, wordt de organisatie steeds minder effectief in het leveren van kwaliteit. E=KxA, effectiviteit=kwaliteit x Acceptatie zeggen we toch?
Werk je in een kantoor, of zelfs in een kantoortuin, dan kan het handig zijn om een visueel signaal te maken voor je collega’s. Immers, als ze al bij je bureau staan te praten kan je net zo goed het gesprek afmaken in plaats van je aan de timebox te houden, want dan ben je al uit je concentratie.
Denk bijvoorbeeld aan een vlaggetje wat je boven je bureau hijst of een dweilbord voor de deur van je kantoor. We hebben zeer creatieve goedwerkende oplossingen gezien. Sommige kantoren hebben “bezet” lampjes bij de deur—wat je ook kiest, gebruik al deze zaken consequent en maak er afspraken over. Als je het goed aanpakt is het signaal zo goed als waterdicht: dan heb je een echte Poka Yoke.
Vergeet niet om samen ook een beetje na te denken over de verwoording van die Poka Yoke afspraken–dit om de relaties niet nodeloos onder spanning te zetten. Een bordje op de deur met: “Wij zijn bereikbaar tussen 10 en 12 en ook tussen 13.30 en 16.00” klinkt anders dan: “We zijn op dit moment gesloten”. Bij de laatste loop overigens meer kans dat mensen gewoon binnenkomen om te vragen wanneer je dan wel open bent.
Spreek in je team ook af wat de verschillende beschikbaarheidssignalen in MS Teams en MS Outlook echt betekenen. Is geblokkeerd altijd geblokkeerd? Of ben je voor je team wel bereikbaar voor noodgevallen? Is je reistijd vanwege de veiligheid (Mono reizen) of de privacy bij het treinreizen geblokkeerd, dus ben je dan onbereikbaar of maak je een andere afspraak samen? Maak ook afspraken over de tijd tussen de verschillende meetings; hoeveel harmonicatijd of slack time geven we elkaar en wat betekent dat uiteindelijk voor de aanvangstijd en de eindtijd van de meetings?
Veel verschillende vormen van projectmanagement werken met vastgestelde timeboxen. Dit alles dient om te kunnen plannen hoelang het project duurt, hoeveel kosten ermee gemoeid zijn en wat de kwaliteit is waarbinnen alles moet worden afgerond. Zoals al gezegd, Agile werken blinkt daarin uit met diverse timeboxen binnen de Sprint.
Dat zelfs dan alles altijd volgens plan loopt in een project is een sprookje is waar we graag in zouden geloven. Het lijkt wel of projecten meestal uit MOETEN lopen, vaak met gevolgen voor de kwaliteit en/of de kosten. Men heeft het in dit verband vaak over de Duivelsdriehoek, projectmanagementdriehoek of IJzeren driehoek. Tijd, geld en kwaliteit zijn onlosmakelijk verbonden—uit de tijd lopen kost meer geld om kwaliteit die waardevol is voor de klant te behouden, of het kost vaak kwaliteit omdat er niet zoveel geld voorhanden is om de uitloop met alle verspillingen van dien te financieren. Niet zelden had men met timeboxing veel verspilling in tijd en/of geld en/of kwaliteit kunnen voorkomen, of in ieder geval de risico’s binnen het project kunnen indammen.
Timeboxing is het vastleggen van blokken tijd voor een bepaalde activiteit die daarna af is. Hiermee voorkomen we verspillingen en zorgen we ervoor dat onze processesn transparanter velopen, zowel voor teamleden als voor de stakeholders. Het maken van doede afspraken over hoe we omgaan met elkaars tijd, zowel op organisatie- als op teamniveau helpt medewerkers om zich beter aan de timeboxen te kunnen houden.
En heel belangrijk: there are times and there are places. Natuurlijk moet je in het echt soms een timebox onderbreken voor een echte crisis. Als er brand is maak je natuurlijk ook niet eerst je werk af voordat je het pand verlaat. Veel plezier met het voortdurend verbeteren van je samenwerking met anderen terwijl je focus kunt houden op alles wat prioriteit heeft in je werk!