Wat is Kanban?

Kanban is een veelgebruikte manier om zowel het proces en de uit te voeren taken visueel te maken. Het werkt uitstekend samen bij het toepassen van het Scrum Framework.

Wat is Kanban?

Het is origineel bedacht door een medewerker van Toyota in de jaren vijftig en het is Japans voor visuele (kan) kaart (ban). Vrij vertaald kun je Kanban zien als een visueel signaal om iets te doen. En iets kan van alles zijn: bepaalde taken verrichten, produceren, aanvullen, afstemmen, besluiten, ga zo maar door. Daar waar Toyota de Kanban origineel had bedacht in de context van productie (Lean), wordt het bord in Agile (bijvoorbeeld Scrum) gebruikt om transparantie te creëren.

Waar komt Kanban vandaan?

Taiichi Ohno is de grondlegger van Kanban. Toen hij in de jaren 50 de Verenigde Staten bezocht en boodschappen deed in een lokale supermarkt, viel het hem op dat de schappen alleen werden aangevuld indien ze leeg waren. Dat klinkt vrij logisch en niet bepaald baanbrekend, toch? Maar hij identificeerde dit fenomeen als een Kanban: een leeg schap is namelijk een duidelijke visuele trigger om iets te gaan doen, namelijk: aanvullen.
Hij zag de kracht en eenvoud in van dit fenomeen en besloot het te implementeren in de Toyota autofabriek om een veelvoorkomend probleem op te lossen.

Bij Toyota liepen ze namelijk tegen het probleem aan dat de ene machine of afdeling meer en sneller produceerde dan de ander.  Hierdoor ontstonden voorraden ín het proces: de aantallen deelproducten tussen bepaalde processtappen liepen hoger en hoger op. Ohno implementeerde Kanban kaarten om deze verspilling te elimineren: enkel en alleen wanneer een machine of afdeling een Kanban kaart ontving, mochten zij weer een deelproduct produceren. Zo werkte de fabriek vanaf dat moment met maximale tussenvoorraden en een efficiëntere waardestroom richting de klant.

Vijf voordelen van Kanban werken:

1. Het verhoogt de transparantie op de werkvloer: Kanban zorgt er voor dat het proces gevisualiseerd wordt. Dit maakt het voor teams eenvoudiger om met elkaar af te stemmen en elkaar op de hoogte te houden van de huidige werkstatus.
2. Het is een zeer laagdrempelig tool: Iedereen kan met Kanban aan de slag, omdat Kanban het huidige proces niet verstoort of überhaupt verandert. Het maakt de bestaande processtappen enkel beter op elkaar afgestemd middels visuele signalen.
3. Het vergroot eigenaarschap: Kanban heeft een positieve invloed op eigenaarschap binnen alle niveaus van de organisatie. Alle werknemers kunnen namelijk zien waar werk geleverd moet worden en waar dus eventueel hulp nodig is.
4. Het verlaagt risico’s: Door alle uit te voeren taken in een Kanban-bord te verwerken, verlaag je het risico dat een taak tussen wal en schip raakt en niet wordt uitgevoerd.
5. Het maakt impediments zichtbaar. Waar een Kanban te lang blijft hangen is dit een signaal voor medewerkers of management om hier aandacht aan te besteden. Binnen Scrum is dit één van de verantwoordelijkheden van de Scrum Master.

Hoe wordt Kanban in een Agile context gebruikt?

Een Kanban bord maakt in essentie het te leveren werk visueel en transparant. Het kan op Product Backlog niveau ingezet worden, maar ook als Sprint Backlog gebruikt worden.
Er zijn verscheidene vormen mogelijk, maar het meest bekende Kanban bord bestaat uit 4 kolommen:

In de Backlog kolom plak je alle uit te voeren werkzaamheden. Deze kun je onderverdelen in taken, die je in de To Do kolom plakt. Elke taak die opgepakt wordt verschuift naar Doing, en elke taak die volledig is afgerond wordt verschuift naar Done.

Om te zorgen dat het werk beheersbaar blijft, kun je voor elke kolom een ‘Work In Progress’ limiet vaststellen (ofwel een WIP-limit). Zo flowt de uitvoer op een overzichtelijke manier en voorkomen we dat alle taken opgepakt worden zonder dat taken volledig afgerond worden. Door te werken met een WIP-limit, ontstaat er een stabiele stroom van opgeleverd werk per dag. Zo voorkom je dat collega’s met 10 dingen tegelijk bezig zijn, maar nooit één taak helemaal afronden. Tijdens o.a. de Daily Standup in Scrum wordt er naar het bord gekeken om de Sprint-voortgang te inspecteren.

Meer weten over het Kanban Bord en hoe een Kanban Bord op te zetten? Lees het hier.