Kanban is een veelgebruikte manier om zowel het proces en de uit te voeren taken visueel te maken. Het werkt uitstekend samen bij het toepassen van het Scrum Framework.
Het is origineel bedacht door een medewerker van Toyota in de jaren vijftig en het is Japans voor visuele (kan) kaart (ban). Vrij vertaald kun je Kanban zien als een visueel signaal om iets te doen. En iets kan van alles zijn: bepaalde taken verrichten, produceren, aanvullen, afstemmen, besluiten, ga zo maar door. Daar waar Toyota de Kanban origineel had bedacht in de context van productie (Lean), wordt het bord in Agile (bijvoorbeeld Scrum) gebruikt om transparantie te creëren.
Taiichi Ohno is de grondlegger van Kanban. Toen hij in de jaren 50 de Verenigde Staten bezocht en boodschappen deed in een lokale supermarkt, viel het hem op dat de schappen alleen werden aangevuld indien ze leeg waren. Dat klinkt vrij logisch en niet bepaald baanbrekend, toch? Maar hij identificeerde dit fenomeen als een Kanban: een leeg schap is namelijk een duidelijke visuele trigger om iets te gaan doen, namelijk: aanvullen. Hij zag de kracht en eenvoud in van dit fenomeen en besloot het te implementeren in de Toyota autofabriek om een veelvoorkomend probleem op te lossen.
Bij Toyota liepen ze namelijk tegen het probleem aan dat de ene machine of afdeling meer en sneller produceerde dan de ander. Hierdoor ontstonden voorraden ín het proces: de aantallen deelproducten tussen bepaalde processtappen liepen hoger en hoger op. Ohno implementeerde Kanban kaarten om deze verspilling te elimineren: enkel en alleen wanneer een machine of afdeling een Kanban kaart ontving, mochten zij weer een deelproduct produceren. Zo werkte de fabriek vanaf dat moment met maximale tussenvoorraden en een efficiëntere waardestroom richting de klant.
Een Kanban bord maakt in essentie het te leveren werk visueel en transparant. Het kan op Product Backlog niveau ingezet worden, maar ook als Sprint Backlog gebruikt worden. Er zijn verscheidene vormen mogelijk, maar het meest bekende Kanban bord bestaat uit 4 kolommen:
In de Backlog kolom plak je alle uit te voeren werkzaamheden. Deze kun je onderverdelen in taken, die je in de To Do kolom plakt. Elke taak die opgepakt wordt verschuift naar Doing, en elke taak die volledig is afgerond wordt verschuift naar Done.
Om te zorgen dat het werk beheersbaar blijft, kun je voor elke kolom een ‘Work In Progress’ limiet vaststellen (ofwel een WIP-limit). Zo flowt de uitvoer op een overzichtelijke manier en voorkomen we dat alle taken opgepakt worden zonder dat taken volledig afgerond worden. Door te werken met een WIP-limit, ontstaat er een stabiele stroom van opgeleverd werk per dag. Zo voorkom je dat collega’s met 10 dingen tegelijk bezig zijn, maar nooit één taak helemaal afronden. Tijdens o.a. de Daily Standup in Scrum wordt er naar het bord gekeken om de Sprint-voortgang te inspecteren.
Meer weten over het Kanban Bord en hoe een Kanban Bord op te zetten? Lees het hier.