Kanban Bord

In de complexe omgeving van Agile methodologieën heeft het Kanban Framework zijn waarde bewezen als een krachtige tool om workflows te optimaliseren, teams te synchroniseren en knelpunten te identificeren. Een centraal element van het Kanban Framework is het Kanban bord, een visueel hulpmiddel dat de voortgang van werkzaamheden in elke fase van het proces illustreert. In dit artikel gaan we dieper in op het Kanban Framework, met een focus op het Kanban bord en hoe het een waardevolle toevoeging kan zijn binnen een Agile context.

Wat is het Kanban Framework?

Het Kanban Framework is ontstaan in de Japanse productie-industrie, met Toyota als voorloper in de jaren ‘40 van de vorige eeuw. Het doel was om productieprocessen te stroomlijnen en verspilling te minimaliseren. In de context van Agile is het Framework geëvolueerd tot een Kanban methode die de nadruk legt op geleidelijke verbetering van workflows, het vermijden van overbelasting en het stimuleren van de continue levering van waarde. Het benadrukt aanpassing aan veranderingen en behoud van flexibiliteit. Binnen Agile fungeert Kanban als een visueel middel om de samenwerking te bevorderen en voortgang transparant te maken. De drie pijlers van het Scrum Framework gelden ook hier: transparantie, inspectie en adaptie.

Wat is een Kanban Bord?

Een Kanban bord is een visuele weergave van een workflow bestaande uit verschillende stadia of kolommen. Het bord fungeert als een centraal punt waar teamleden, maar ook andere geïnteresseerden de status van taken kunnen zien, vanaf de creatie tot voltooiing. Het hoofddoel van het Kanban bord is om transparantie te bieden over de voortgang van taken en om mogelijke knelpunten in het proces te identificeren. Het bord fungeert als een ‘single source of truth’ voor het team, waardoor iedereen snel de status van het werk kan begrijpen. Het doel is niet om deze informatie te gebruiken om te wijzen naar wie achterloopt of het werk nog niet af heeft, maar hulp aan te kunnen bieden op het moment dat we zien dat iemand vastloopt in de taak.

Opzetten van een Kanban Bord

Een Kanban bord maken: Waar begin je? Wat komt er allemaal bij kijken? In deze paragraaf doorlopen we een aantal stappen om je eerste bord vorm te geven. Dit is niet het eindpunt, maar een eerste stap richting je eigen bord, specifiek voor jouw context en jouw wensen.

1. Fysiek of Digitaal?

Bij het opzetten van een Kanban bord moet je eerst beslissen of je een fysiek bord of een digitaal bord nodig hebt. Een digitaal bord kan handig zijn voor gedistribueerde teams, terwijl een fysiek bord tastbaarheid en directe zichtbaarheid biedt. Ervaring leert dat fysiek een positief effect heeft op teambuilding en dat digitaal een positief effect heeft op flexibiliteit. Kun je het combineren met een digitaal bord? Zeker doen.

2. Vertalen van het Proces

Bij het vertalen van je werkproces naar een Kanban bord is het belangrijk om de stadia van het proces vast te leggen. Dit kunnen eenvoudige stappen zijn, zoals “To Do”, “Doing” en “Done”. Voor complexere kenniswerk- of projectmanagementprocessen kan een gedetailleerdere weergave nodig zijn. Ons advies is om ook hier te beginnen en het bord nog niet zo moeilijk te maken. Je wilt immers eerst discipline en regelmaat ontwikkelen bij het gebruik van het bord alvorens je het bord complexer hebt gemaakt.

3. Zwembanen Gebruiken

Als er parallelle processen zijn die tegelijkertijd worden uitgevoerd, kunnen ‘zwembanen’ helpen. Horizontale lijnen in de kolom “Work in progress” kunnen verschillende (sub)stappen binnen dezelfde fase vertegenwoordigen. Nogmaals, begin hier niet op dag één mee, maar laat deze voortkomen uit een wens van het team op basis van ervaring. Empirisme is binnen dit Framework cruciaal om continu te kunnen blijven verbeteren.

4. Toepassen van het Pull-principe

Het Pull-principe is een kernconcept binnen Kanban, waarbij teamleden zelf beslissen wanneer ze nieuw werk oppakken op basis van beschikbare capaciteit en prioriteit.

5. WIP-limieten en Definition of Done

Work In Progress (WIP) limieten zijn van essentieel belang in Kanban om overbelasting te voorkomen. Elk processtadium kan zijn eigen WIP-limiet hebben. Daarnaast is een duidelijke Definition of Done (DoD) nodig om te bepalen wanneer een taak klaar is voor de volgende fase.

6. Continue Verbetering

Een Kanban bord is een dynamisch hulpmiddel dat voortdurend verbeterd kan worden. Teams moeten openstaan voor verandering en experimenteren om het bord effectiever te maken. Regelmatige Retrospectives kunnen helpen bij het identificeren van verbetermogelijkheden. Zorg ervoor dat je de verbeteringen van het bord implementeert op basis van behoeften van het team en niet andere bijzaken zoals een perfecte weergave van het proces. Dit laatste kan het werk omslachtig en onnodig complex maken.

Verbeteren en Eigenaarschap Nemen

Het implementeren van Kanban is niet alleen het opzetten van een bord, maar ook het omarmen van een cultuur van voortdurende verbetering. Teams moeten bereid zijn het bord aan te passen en te experimenteren om optimale resultaten te behalen. Het Pull-principe, WIP-limieten en de Definition of Done moeten worden gehandhaafd om de focus en kwaliteit te waarborgen. Ook in de coaching en aansturing van een team dat met Kanban werkt is het belangrijk om het team een stem te geven en verandering op basis van de wensen van het team door te voeren. Zo verander je ten goede.

Conclusie

Binnen het Agile Framework heeft het Kanban Framework zich bewezen als een waardevol hulpmiddel om werkstromen te stroomlijnen en teams te helpen effectiever te zijn. Het Kanban bord, als visuele weergave van het proces, bevordert transparantie en efficiëntie. Door het volgen van best practices en het in acht nemen van de principes van Kanban, kunnen teams met vertrouwen en eigenaarschap hun werkprocessen optimaliseren en zich voortdurend aanpassen aan veranderingen. Kanban stelt teams in staat om hun prestaties te verbeteren en meer waarde te leveren binnen een complexe en veranderende omgeving.