Daily Scrum

Dit artikel gaat over de Daily Scrum. En over Elmo. De Daily Scrum is een van de vijf officiële Scrum Events. Welke zijn het allemaal ook alweer, en wat gebeurt binnen die events? En Events? Waarom geen meetings? 

Allereerst het woord Event. Is het niet gewoon een meeting? De Scrum Guide is hier vrij specifiek over en noemt het geen meeting. Sterker nog, de Events samen worden het werk genoemd wat moet worden gedaan om effectief het Sprintdoel te kunnen halen. Daaruit volgt dat je dan ook geen van de Events kunt overslaan.

De 5  Scrum Events

• De Sprint is het overkoepelende Event, wat tussen de 1 en 4 weken duurt. Een strikte timebox dus; dit voorkomt dat het team meer gaat doen dan waar de focus op moet liggen, namelijk op het Sprintdoel. Zo wordt ervoor gezorgd dat dingen afgehandeld worden.  
• Binnen de Sprint kennen we 4 andere Events. Alles begint met de Sprint Planning. Dit is het Event waarbinnen het Scrum team samen de gehele Sprint, zoals de naam inderdaad suggereert, plant. Grondig inschatten en ook doorspreken van de geselecteerde Product Backlog items met de meeste prioriteit, en vooral hiervan leren is belangrijk tijdens de Sprint Planning. Dit kan tot 8 uur duren voor een sprint van 4 weken; weer een timebox dus. En als resultaat van de Sprint Planning worden Product Backlog Items van de Product Backlog meegenomen naar de Sprint Backlog. Voor de eerste dagen van de Sprint worden er taken toegekend aan de Developers; hierdoor kan er in Focus aan het Sprintdoel worden gewerkt..  
• Als de Sprint gestart is vindt er dagelijks een Daily Scrum plaats—en dat is een bijeenkomst waarna we een plan voor de dag hebben, en ideeën over mogelijke impediments, oftewel belemmeringen in het proces. Zoal gezegd heeft dit Event een timebox van 15 minuten. 
• Aan het einde van de sprint besluiten we de reeks met twee events waarbij evaluatie en feedback belangrijk is. De eerste van deze twee is de Review, waarbij behalve het gehele Scrum Team, dus inclusief de Scrum Master en de Product Owner, ook de belangrijkste stakeholders van deze sprint aanwezig zijn. De timebox voor dit event is 4 uur bij een sprint van 4 weken.  
• Hierna is er de Retrospective—en dat is een event wat alleen met de teamleden wordt gehouden. Er wordt hierbinnen feedback gegeven op het proces en vastgesteld wat er beter kan—en hierop worden acties gezet. De Timebox: 3 uur bij een sprint van 4 weken. Direct hierna gaat de volgende sprint van start. 

De Daily Scrum verder toegelicht 

Na dit korte overzicht stellen we nog even verder scherp op de Daily Scrum. Dit is de officiële term voor het Event. In veel organisaties wordt dit event ook wel Daily, Daily Standup of Standup genoemd, maar soms levert dit verwarringen op–vooral met de daily standup in Kanban, die maar 5 minuten duurt.  

De Daily Scrum heeft een timebox van 15 minuten en vindt dagelijks plaats, het liefst op dezelfde tijd en dezelfde locatie—dan wordt het een gewoonte in het werk. En elke routine maakt de kans dat het werk daadwerkelijk gedaan wordt groter, omdat de moeite die het kost minder groot is dan bij Ad hoc activiteiten. Ook zorgt dit ervoor dat het Scrum Team daadwerkelijk in hoge mate zelf organiserend kan gaan werken. 

Wie komen er bij elkaar tijdens de Daily Scrum?  

In principe is deze Event voor en door Developers. Zij bevragen elkaar op het werk wat gedaan moet worden en steunen elkaar hierbij. Als eventuele impediments niet door de Developers zelf kunnen worden opgelost komt de Scrum Master in beeld.  

Vaak zal die bij nieuwe teams of teams die nog niet zo lang in Scrum werken, ook tijdens de Daily Scrum aanwezig zijn om te observeren en waar nodig te coachen op effectief gedrag. De Product Owner kan ook aanwezig zijn om vragen te beantwoorden, maar ook dit is zeker geen verplichting.  

In sommige organisaties vinden de bijeenkomsten plaats op wekelijkse basis, met tal van varianten. De Developers hebben dan zelf een ritme gevonden wat goed voor ze werkt. De Scrum Guide 2020 is echter duidelijk over het nut van de verschillende events: het is van belang dat we empirisch leren. En als je niet bijeen komt, kun je ook niet van elkaar leren.  

Het Doel van een Daily Scrum

Ongeacht de ritmiek blijft het doel van de Daily Scrum hetzelfde: transparantie over de staat van het werk, zodat er geïnspecteerd kan worden en er mogelijk aanpassingen kunnen volgen. Er ontstaat door de Daily Scrum focus rondom het werk wat prioriteit heeft en het team kan inventariseren of er belemmeringen zijn om dit werk gedaan te krijgen.  

De Daily Scrum zorgt voor focus, omdat de Developers zich op dat moment bewust bezighouden met de vraag: wat kunnen we de komende 24 uur doen om ons Sprintdoel te behalen? Ad hoc-bijeenkomsten, bilateraaltjes en andere overbodige meetings worden geminimaliseerd door dit dagelijkse afstemmoment; iedereen is namelijk in één keer op de hoogte. 

Jeff Sutherland, één van de bedenkers van het Scrum Framework, vergelijkt de Daily Scrum met een sportteam dat voor een wedstrijd bij elkaar zit: “Het idee is dat het team snel overlegt over hoe ze naar de overwinning kunnen gaan.” Net als bij sport, moeten de teamleden het overleg verlaten vol energie en met een heldere strategie voor de ‘wedstrijd’ van de dag. 

Wie is aanwezig bij de Daily Scrum? 

Zoals gezegd is de Daily Scrum bedoeld voor en door de Developers. Vooral bij nieuwe teams helpt het erg om het Event te laten faciliteren door een Scrum Master. De Scrum Master kan de Developers coachen hoe ze de Daily Scrum effectief kunnen maken binnen de timebox van 15 minuten. Vanwege de transparantie is het zeker niet verboden om de Product Owner of zelfs de Stakeholders bij deze Daily Scrum te hebben. Het kan enorm helpen om de Developers in direct contact te hebben met de stakeholders; zij kunnen vragen van het team beantwoorden, net als de Product Owner. Al moet gezegd worden dat na een echt succesvolle Sprint Planning hier minder behoefte aan zal zijn. 

De Agenda van de Daily Scrum 

Eerdere versies van de Scrum Guide vóór 2020 adviseerden drie vragen te stellen tijdens de Daily Scrum. Deze vragen worden niet meer voorgeschreven; het wordt aan de Developers gelaten hoe ze deze event vorm willen geven. We zien echter vaak dat teams ze nog steeds gebruiken om de bijeenkomst te structureren. Die bewuste drie vragen zijn: 

• Wat heb je gisteren gedaan? 
• Wat ga je doen vandaag? 
• Zijn er belemmeringen die je ervan weerhouden jouw werk te doen? 

Als een team de Daily Scrum bij een goed ingericht Sprintbord doet, kunnen ze zelf heel goed zien wat er gisteren gedaan is. Dan wordt de eerste vraag overbodig. Al blijft het in een team leuk om elkaar bij te praten natuurlijk, en geven de vragen wel een mooie structuur. 

Veelgemaakte fouten 

Daily Scrums lopen vaak uit. Met name bij beginnende teams blijkt het vaak lastig om focus te houden te diep in de discussie over inhoud te duiken. Hierom hebben we een paar tips voor je geformuleerd: 

• Je hoeft niet iedere taak in detail uit te leggen. Welke waarde je wilt leveren  aan het eind van de dag is hiervoor een leuke kapstok.  
• Gebruik een stopwoord als indicatie voor elkaar als je denkt dat de ander te lang aan het woord is of te gedetailleerd aan het vertellen is. ELMO, enough lets move on, wordt hiervoor veel gebruikt. Er zijn zelfs teams die elkaar een Elmo ( uit Sesamstraat) toewerpen als iemand te lang aan het woord is. Zo oefen je met elkaar kort en bondig te blijven. In een team van 10 mensen maar 15 minuten effectief verdelen vergt discipline van het team. Hier kan de Scrum Master helpen bij beginnende teams. 
• Los belemmeringen niet op binnen je Daily Scrum. Het doel is om uitgesproken te hebben dat er belemmeringen zijn en connectie te maken met iemand binnen het Scrum team of een eerste zoekplek te bepalen buiten het team. Na de sessie kun je er dus mee aan de slag. 

Conclusie over de Daily Scrum  

Concluderend is de Daily Scrum een snelle feedbackloop die het team helpt om op één lijn te komen voor de komende werkdag. Toverwoorden zijn Focus, transparantie, inspectie en adaptie. Het team leert veel tijdens deze Daily Scrums, over elkaar en over het proces. Eventuele problemen kunnen snel worden getackeld door het team, wat steeds meer een team wordt hierdoor. Het respect wat teamleden hebben voor elkaar en het onderwerp groeit tijdens het proces. 

Alle waarden van Scrum komen terug in deze fase: Focus, Openness, Respect, Commitment en Courage komen allemaal terug in dit Event, als het goed wordt uitgevoerd.

Huddle

De Standup is dus een snelle feedbackloop die helpt teams op één lijn te komen en op het goede spoor te blijven. Als er zich een probleem voordoet, kunnen ze dit snel aanpakken en de Sprint zo op schema houden.

(Vergelijkbaar met een Huddle in American Football)