Het gebruik van Roadmap(s) binnen Agile & Scrum

In de snel evoluerende wereld van softwareontwikkeling, en steeds verder er buiten, staat Agile zijn centraal, en binnen dit containerbegrip is Scrum een van de meest toegepaste Frameworks. Binnen Agile en Scrum ligt de nadruk op flexibiliteit, iteratieve ontwikkeling en het snel kunnen inspelen op veranderende vereisten. Eén van de uitgangspunten is immers dat de klant voorafgaand aan een groot project nog niet precies kan weten wat die na afloop exact wil. In deze context vervaagt soms het idee van een traditionele roadmap in de vorm van een waterval. Dit artikel duikt dieper in de rol van een roadmap binnen Agile en Scrum, hoe deze kan worden opgesteld en aangepast om aan de behoeften van een dynamisch ontwikkelingsteam te voldoen. 

Wat is Agile en Scrum? 

Voordat we ingaan op de rol van een roadmap, is het belangrijk om kort op te frissen wat Agile en Scrum ook alweer betekenen. Agile is een mindset gericht op klantwaarde, samenwerking en het benadrukken van individueel talent in combinatie met de vrijheid en vertrouwen om fouten te maken ten behoeve van een kwalitatief product. Het Scrum Framework is een iteratieve benadering van softwareontwikkeling die zich richt op flexibiliteit en klanttevredenheid door middel van continue aanpassing aan veranderende omstandigheden. Het Framework definieert hierbij specifieke rollen, ceremonies en artefacten (objecten) om de ontwikkeling te structureren. 

De uitdaging van planning binnen Agile 

Overbodige overleggen, complexe stuurgroepen en eindeloze aanpassingen aan planningen die toch niet gehaald worden om aan het eind van het project over de tijd te gaan, door de budgetten heen te zijn gebrand en alsnog iets op te leveren waar de klant niet op zat te wachten. Dit kan en moet anders!  

Een van de kernprincipes van Agile is het vermogen om snel te reageren op veranderingen. Dit principe kan echter spanning veroorzaken als het gaat om traditionele planningsmethoden, zoals een gedetailleerde, op de lange termijn gerichte roadmap. Dit zijn doorgaans de planningen die complexiteit veroorzaken en uiteindelijk continu aandacht vereisen zonder direct waarde toe te voegen aan het product. In Agile omgevingen wordt de voorkeur gegeven aan het verminderen van complexiteit en het maximaliseren van de waarde op korte termijn. Het streven is om flexibel te blijven voor nieuwe inzichten die opgedaan worden en tegelijkertijd prioriteiten te blijven stellen in de werkzaamheden zodat de klant en eindgebruiker al maximaal kunnen genieten van het product.  

Wat is een Roadmap? 

Een roadmap is een visueel plan dat de strategische doelen en mijlpalen van een project of organisatie weergeeft. In een Agile context wordt een roadmap gebruikt als een communicatiemiddel dat de visie en richting van het product illustreert. Het fungeert als een leidraad voor stakeholders, teamleden en andere betrokkenen. Kenmerken van een roadmap zijn (vaak) dat het: 

• Zichtbaar is voor allen die geïnteresseerd zijn 
• Continu geüpdatet wordt door een verantwoordelijke 
• In essentie een levend document is 

Voorbeeld van een (Agile) Roadmap

Het belang van flexibiliteit in de Roadmap 

Een van de uitdagingen bij het integreren van een roadmap binnen Agile en Scrum is het handhaven van flexibiliteit. In plaats van een statisch document is een Agile roadmap eerder een dynamisch hulpmiddel dat kan evolueren naarmate de omstandigheden veranderen. Het vermogen om zich aan te passen aan nieuwe inzichten en feedback is cruciaal voor het succes van een Agile roadmap. Het gaat bij een Agile roadmap dus niet meer om het behalen van de roadmap an sich, maar het ervoor zorgen dat de roadmap zich zo manifesteert dat het klantwaarde maximaliseert. Hiertoe worden in frameworks zoals specifieke Scrum rollen toebedeeld om ervoor te zorgen dat de roadmap continu up to date is met de meest recente kennis en zo gestructureerd is dat het duidelijk is welke zaken de hoogste klantwaarde omvatten.  

Hoe maak je een Agile Roadmap? 

De hamvraag is natuurlijk nu jullie volledig zijn overtuigd van een Agile roadmap; hoe maak je zo’n vaag construct? Het is niet moeilijk (gelukkig) maar vraagt wel toewijding, vertrouwen en bovenal lef(!). Lef is niet voor niks één van de waarde binnen het Scrum Framework. Je hebt lef nodig om te accepteren dat jij niet perfect bent en dat een planning die jij opstelt in een complexe context waarschijnlijk ook niet perfect gaat zijn. Je hebt lef nodig om het gesprek aan te gaan met je stakeholders om uit te leggen waarom je niet op seconde-niveau een planning hebt gemaakt voor de komende 5 jaar. Je hebt lef nodig om te vertrouwen in jezelf, je team en je omgeving dat jullie samen telkens weer die stap kunnen zetten om het project verder te helpen zonder dat je precies exact weet wat er op je af gaat komen over 6 maanden. Heb je het lef? Let’s go!  

1. Definieer de Visie en Strategie:

Begin met het identificeren van de overkoepelende visie en strategie van het product of het project. Dit biedt de context voor de roadmap en helpt bij het bepalen van de prioriteiten. Zorg dat je dit goed uitvraagt bij de klant en indien van toepassing ook aansluiting maakt met de missie en visie van het bedrijf zelf. Een roadmap in Agile is dus geen vrijbrief om zomaar ongedocumenteerd wat te gaan doen!  

2. Bepaal Thematische Doelen:

Verdeel de roadmap in thematische doelen. Deze doelen moeten aligneren met de visie en strategie en fungeren als de overkoepelende paraplu’s voor de individuele sprints. Vaak worden deze thema’s ook Epics genoemd. 

3. Werk met Sprints en Iteraties:

Binnen elk thematisch doel wordt gewerkt met korte sprints en iteraties. Dit helpt bij het handhaven van de flexibiliteit, omdat na elke sprint nieuwe feedback kan worden verwerkt. Zorg ervoor dat je deze feedback dus goed documenteert! 

4. Betrek het Team en Stakeholders:

Een Agile roadmap is geen eenzijdig document. Het betrekken van het ontwikkelingsteam en andere stakeholders is essentieel om ervoor te zorgen dat de roadmap relevant en haalbaar is. Als men weet waar je tegenaan loopt en hoe hard je werkt zullen ze meer begripvol zijn als het tegenzit en extra dankbaar als je een goeie sprint hebt gehad.  

5. Visualiseer en Deel de Roadmap:

Een visuele representatie van de roadmap maakt het gemakkelijker te begrijpen. Deel de roadmap regelmatig en zorg voor open communicatie over eventuele wijzigingen. Maak het goed leesbaar en aantrekkelijk, ermee werken moet ook leuk zijn!  

Aanpassen van de Roadmap

Een van de unieke aspecten van Agile werken is de bereidheid om plannen aan te passen op basis van nieuwe informatie. Hier zijn enkele overwegingen bij het aanpassen van een roadmap binnen een Agile context: 

1. Klantfeedback en Marktwijzigingen:

Agile teams zijn gericht op klanttevredenheid. Als er nieuwe feedback is of veranderingen in de markt optreden, moet de roadmap aangepast worden. Dit kan komen vanuit nieuwe ideeën, gebruikersgroepen  die feedback geven maar ook nieuwe technologieën.  

2. Voortschrijdend Inzicht van het Team:

Het ontwikkelingsteam heeft voortschrijdend inzicht na elke sprint. Het aanpassen van de roadmap op basis van dit inzicht is cruciaal voor het behalen van optimale resultaten. Continu aanpassen naar dat wat je weet. 

Rol Scrum Master bij een Agile Roadmap 

Binnen een Scrum-team speelt de Scrum Master een cruciale rol bij het integreren en onderhouden van een Agile roadmap. Enkele specifieke taken die een Scrum Master op zich kan nemen zijn: 

1. Faciliteren van Roadmap Workshops:

 De Scrum Master kan workshops faciliteren waarin het team en stakeholders betrokken worden bij het opstellen en bijwerken van de roadmap. Zeker bij het opstellen van de roadmap kan een ervaren facilitator het verschil maken om de benodigde gesprekken en discussies op gang te brengen en te focussen rondom relevante onderwerpen.  

2. Continue Communicatie:

Open communicatie handhaven over de status van de roadmap, wijzigingen en mogelijke impact op toekomstige sprints. Binnen het Scrum Framework is de Product Owner degene die verantwoordelijk is voor de Product Backlog en de roadmap ervan. Het kan wel zo zijn dat de Scrum Master nodig is om hierin te ondersteunen en de Product Owner te coachen.  

3. Stakeholder Management:

De Scrum Master kan fungeren als een brug tussen het ontwikkelingsteam, de Product Owner en de stakeholders, waarbij ze zorgen dat er transparant communicatie is zodat er feedback gegeven kan worden en het product uiteindelijk van een hoger kwaliteit kan zijn.  

Rol van de Product Owner bij een Agile Roadmap 

Binnen het Scrum Framework is de Product Owner een sleutelfiguur bij het gebruik van een roadmap. De Product Owner vertegenwoordigt de belangen van de klant en stakeholders en speelt een cruciale rol in het bepalen van de richting en prioriteiten van het product. Hier zijn enkele manieren waarop de Product Owner betrokken is bij het gebruik van een Agile roadmap: 

1. Visie en Doelstellingen Bepalen:

De Product Owner is verantwoordelijk voor het definiëren en communiceren van de overkoepelende visie en doelstellingen van het product. Deze input is essentieel bij het opstellen van de roadmap. Het opstellen ervan wordt samen met stakeholders gedaan en onderhouden op basis van de feedback.  

2. Prioriteiten en Zakelijke Waarde Toekennen:

Bij het indelen van thematische doelen en sprints speelt de Product Owner een sleutelrol in het toekennen van prioriteiten op basis van zakelijke waarde. Dit helpt het ontwikkelingsteam te begrijpen wat het meest waardevol is voor de klant en op het ontwikkelen hiervan focus kunnen aanbrengen.  

3. Continue Afstemming met het team:

De Product Owner werkt nauw samen met het ontwikkelingsteam om ervoor te zorgen dat de roadmap in lijn is met de behoeften van de klant en de verwachtingen van stakeholders. Regelmatige afstemming is van cruciaal belang voor het begrip van de Developers van de wensen van stakeholders. 

4. Flexibiliteit Handhaven:

Net als de Scrum Master moet de Product Owner flexibel zijn in het aanpassen van de roadmap op basis van nieuwe informatie, feedback van het team en veranderende marktomstandigheden. Samen moeten ze elkaar scherp houden en ervoor zorgen dat er een balans is tussen het volgen van een plan en het omgaan met veranderingen.  

Veelgemaakte fouten bij een Roadmap binnen Agile

Hoewel een Agile roadmap een waardevol instrument kan zijn, zijn er ook valkuilen. Dit zou geen goed kennisartikel zijn als we niet ook deze potentiële fouten zouden helpen voorkomen. Niet dat fouten maken slecht is, maar voorkomen is beter dan genezen. 

1. Te Gedetailleerd en Rigide:

Een roadmap moet flexibel blijven. Een veelvoorkomende fout is te veel details willen vastleggen voor de lange termijn, wat kan leiden tot problemen wanneer zich onverwachte veranderingen voordoen. Dit betekent in feite dat je te weinig doet met nieuwe inzichten en feedback.  

2. Gebrek aan Stakeholderbetrokkenheid:

Het opstellen van een roadmap is niet alleen de verantwoordelijkheid van het Scrum team. Een gebrek aan betrokkenheid van belanghebbenden kan resulteren in een roadmap die niet aansluit bij de bredere visie van de organisatie. De Product Owner rol wordt hierom ook verantwoordelijk gehouden om zich in te zetten voor stakeholder betrokkenheid.  

3. Onvoldoende Communicatie:

Transparantie is een van de kernwaarden van Agile. Het niet regelmatig delen van de roadmap en wijzigingen kan leiden tot verwarring en misverstanden binnen het team en met stakeholders. Als iedereen het document lokaal heeft, lokaal aanpast of juist helemaal niet aanpast dan gaan stakeholders, Developers en de Product Owner langs elkaar heen praten en in parallelwerelden leven. Transparantie is belangrijk en het is cruciaal dat de Scrum Master helpt dit te voorkomen.  

Conclusie: balanceren tussen structuur en flexibiliteit 

In de dynamiek van Agile en Scrum is het gebruik van een roadmap geen contradictie, maar eerder een uitdaging om de juiste balans te vinden tussen structuur en flexibiliteit. Een Agile roadmap is geen statisch document maar een levendig instrument dat de visie en doelen van een product of project weergeeft. Door continu te evolueren, aan te passen en aan te vullen, kan een Agile roadmap een waardevol kompas zijn voor ontwikkelingsteams die streven naar flexibiliteit zonder de essentie van hun doelen uit het oog te verliezen.  

Heb je hulp nodig met het opstellen van jou roadmap? Neem gerust contact op voor de mogelijkheden via  088-5326710 of stuur ons een e-mail.