Dit artikel gaat over de Daily Scrum. En over Elmo. De Daily Scrum is een van de vijf officiële Scrum Events. Welke zijn het allemaal ook alweer, en wat gebeurt binnen die events? En Events? Waarom geen meetings?
Allereerst het woord Event. Is het niet gewoon een meeting? De Scrum Guide is hier vrij specifiek over en noemt het geen meeting. Sterker nog, de Events samen worden het werk genoemd wat moet worden gedaan om effectief het Sprintdoel te kunnen halen. Daaruit volgt dat je dan ook geen van de Events kunt overslaan.
Na dit korte overzicht stellen we nog even verder scherp op de Daily Scrum. Dit is de officiële term voor het Event. In veel organisaties wordt dit event ook wel Daily, Daily Standup of Standup genoemd, maar soms levert dit verwarringen op–vooral met de daily standup in Kanban, die maar 5 minuten duurt.
De Daily Scrum heeft een timebox van 15 minuten en vindt dagelijks plaats, het liefst op dezelfde tijd en dezelfde locatie—dan wordt het een gewoonte in het werk. En elke routine maakt de kans dat het werk daadwerkelijk gedaan wordt groter, omdat de moeite die het kost minder groot is dan bij Ad hoc activiteiten. Ook zorgt dit ervoor dat het Scrum Team daadwerkelijk in hoge mate zelf organiserend kan gaan werken.
In principe is deze Event voor en door Developers. Zij bevragen elkaar op het werk wat gedaan moet worden en steunen elkaar hierbij. Als eventuele impediments niet door de Developers zelf kunnen worden opgelost komt de Scrum Master in beeld.
Vaak zal die bij nieuwe teams of teams die nog niet zo lang in Scrum werken, ook tijdens de Daily Scrum aanwezig zijn om te observeren en waar nodig te coachen op effectief gedrag. De Product Owner kan ook aanwezig zijn om vragen te beantwoorden, maar ook dit is zeker geen verplichting.
In sommige organisaties vinden de bijeenkomsten plaats op wekelijkse basis, met tal van varianten. De Developers hebben dan zelf een ritme gevonden wat goed voor ze werkt. De Scrum Guide 2020 is echter duidelijk over het nut van de verschillende events: het is van belang dat we empirisch leren. En als je niet bijeen komt, kun je ook niet van elkaar leren.
Ongeacht de ritmiek blijft het doel van de Daily Scrum hetzelfde: transparantie over de staat van het werk, zodat er geïnspecteerd kan worden en er mogelijk aanpassingen kunnen volgen. Er ontstaat door de Daily Scrum focus rondom het werk wat prioriteit heeft en het team kan inventariseren of er belemmeringen zijn om dit werk gedaan te krijgen.
De Daily Scrum zorgt voor focus, omdat de Developers zich op dat moment bewust bezighouden met de vraag: wat kunnen we de komende 24 uur doen om ons Sprintdoel te behalen? Ad hoc-bijeenkomsten, bilateraaltjes en andere overbodige meetings worden geminimaliseerd door dit dagelijkse afstemmoment; iedereen is namelijk in één keer op de hoogte.
Jeff Sutherland, één van de bedenkers van het Scrum Framework, vergelijkt de Daily Scrum met een sportteam dat voor een wedstrijd bij elkaar zit: “Het idee is dat het team snel overlegt over hoe ze naar de overwinning kunnen gaan.” Net als bij sport, moeten de teamleden het overleg verlaten vol energie en met een heldere strategie voor de ‘wedstrijd’ van de dag.
Zoals gezegd is de Daily Scrum bedoeld voor en door de Developers. Vooral bij nieuwe teams helpt het erg om het Event te laten faciliteren door een Scrum Master. De Scrum Master kan de Developers coachen hoe ze de Daily Scrum effectief kunnen maken binnen de timebox van 15 minuten. Vanwege de transparantie is het zeker niet verboden om de Product Owner of zelfs de Stakeholders bij deze Daily Scrum te hebben. Het kan enorm helpen om de Developers in direct contact te hebben met de stakeholders; zij kunnen vragen van het team beantwoorden, net als de Product Owner. Al moet gezegd worden dat na een echt succesvolle Sprint Planning hier minder behoefte aan zal zijn.
Eerdere versies van de Scrum Guide vóór 2020 adviseerden drie vragen te stellen tijdens de Daily Scrum. Deze vragen worden niet meer voorgeschreven; het wordt aan de Developers gelaten hoe ze deze event vorm willen geven. We zien echter vaak dat teams ze nog steeds gebruiken om de bijeenkomst te structureren. Die bewuste drie vragen zijn:
Als een team de Daily Scrum bij een goed ingericht Sprintbord doet, kunnen ze zelf heel goed zien wat er gisteren gedaan is. Dan wordt de eerste vraag overbodig. Al blijft het in een team leuk om elkaar bij te praten natuurlijk, en geven de vragen wel een mooie structuur.
Daily Scrums lopen vaak uit. Met name bij beginnende teams blijkt het vaak lastig om focus te houden te diep in de discussie over inhoud te duiken. Hierom hebben we een paar tips voor je geformuleerd:
Concluderend is de Daily Scrum een snelle feedbackloop die het team helpt om op één lijn te komen voor de komende werkdag. Toverwoorden zijn Focus, transparantie, inspectie en adaptie. Het team leert veel tijdens deze Daily Scrums, over elkaar en over het proces. Eventuele problemen kunnen snel worden getackeld door het team, wat steeds meer een team wordt hierdoor. Het respect wat teamleden hebben voor elkaar en het onderwerp groeit tijdens het proces.
Alle waarden van Scrum komen terug in deze fase: Focus, Openness, Respect, Commitment en Courage komen allemaal terug in dit Event, als het goed wordt uitgevoerd.
De Standup is dus een snelle feedbackloop die helpt teams op één lijn te komen en op het goede spoor te blijven. Als er zich een probleem voordoet, kunnen ze dit snel aanpakken en de Sprint zo op schema houden.
(Vergelijkbaar met een Huddle in American Football)