In de dynamische wereld van Agile en Scrum, waar samenwerking en transparantie centraal staan, is de keuze van de juiste tools essentieel voor een succesvol project. Een veelgebruikt instrument die ontwikkelingsteams ondersteunt bij waard creatie is Confluence. In dit artikel zullen we verkennen hoe Confluence kan worden ingezet om een wendbare en collaboratieve omgeving te creëren in een complexe context.
Confluence, ontwikkeld door Atlassian, is een veelzijdige samenwerkingstool die teams helpt bij het creëren, delen en samenwerken aan content. Met zijn wiki-achtige structuur en uitgebreide functionaliteiten biedt Confluence een ideale omgeving om informatie te organiseren en gemakkelijk toegankelijk te maken voor alle teamleden. Van het linken van kennispagina’s tot het uploaden van een foto of zelfs het loggen informatie, Confluence kan het allemaal!
Bron: Atlassian
Confluence fungeert als een centrale kennisbank waar teamleden documentatie, zoals sprintplanning, retrospectieven en productbacklogs, kunnen creëren en opslaan. Dit vergemakkelijkt de toegang tot informatie, maar maakt het ook mogelijke om met meerdere teams onderlinge afhankelijkheden op één plaats te bespreken en hierover updates bij te houden.
Met de mogelijkheid om gezamenlijk documenten te bewerken, kunnen teams sprintplanningen en retrospectieven in real-time vastleggen. Dit stimuleert transparantie en betrokkenheid. Confluence biedt de mogelijkheid om met standaard templates het documenteren en gebruiksgemak van een retrospective te vergroten. Let hierbij wel op dat niet andere zomaar bij dit bord mogen komen. Transparantie is belangrijk, maar het team moet zich ook veilig voelen om echt alles op tafel te leggen!
Teams kunnen de product backlog, inclusief user stories en acceptatiecriteria, efficiënt beheren in Confluence. Hierdoor kunnen alle belanghebbenden de voortgang volgen en feedback geven. Een Product Owner hoeft dus niet langer aparte aantekeningen bij te houden en deze feedback later te verwerken. De informatie kan ter plekke door iedereen aangepast worden naar de meest recent bekende informatie. Dit maakt dat je één up-to-date plek hebt voor alle informatie voor het product.
Scrum-events, zoals de Daily Standup en Sprint Review, vereisen gestructureerde communicatie. Confluence maakt het eenvoudig om agenda’s op te stellen en notulen te delen, waardoor alle teamleden op één lijn blijven. Heb je een impediment of signaleer je een risico? Noteer het!
De Scrum Master kan een obstakelregister bijhouden in Confluence, waar teamleden problemen en risico’s kunnen documenteren en bijwerken. Dit bevordert een proactieve aanpak bij het omgaan met uitdagingen. Dit maakt dat je bij een terugkerend impediment niet voor de zoveelste keer een (nieuw) teamlid hoeft uit te leggen hoe deze voorkomen kan worden.
Confluence biedt de mogelijkheid om dashboards te maken met relevante informatie, zoals sprintvoortgang, burn-down charts en teamdoelstellingen. Dit geeft het team een visuele weergave van de prestaties. Confluence staat er misschien niet bekend om, maar deze functionaliteiten zijn handig!
Product Owners kunnen Confluence gebruiken om de visie van het product en de roadmap te communiceren. Het delen van deze informatie bevordert begrip en betrokkenheid bij het ontwikkelingsteam en de stakeholders die input leveren aan de waarde die het product voor hen heeft. Door alle relevante informatie op één plek te houden zorg je ervoor dat betrokken partijen altijd hetzelfde beeld hebben van de (nabije) toekomst.
Er is één ding boven alles wat stakeholders vervelend vinden: geen inzicht in voortgang. Confluence maakt het gemakkelijk om stakeholders te betrekken door hen toegang te geven tot specifieke documenten. Dit bevordert communicatie en zorgt voor afstemming met de bredere organisatie. Dit vraagt wel om de discipline om dit up-to-date te houden en actief te blijven communiceren.
Het opzetten van een heldere structuur voor Confluence-pagina’s is belangrijk om vooraf goed te doen. In eerste instantie is alles overzichtelijk omdat je maar een aantal pagina’s hebt, maar net als de omgeving van Agile en Scrum, wordt de Confluence omgeving ook complex. Om te voorkomen dat je continu al je informatie aan het herschrijven bent in een andere structuur, geven we je vast de tip om hier stil bij te staan en heldere afspraken over te maken. Net als ieder databank zal wildgroei je ontzettend in de weg komen te zitten, een vorm van technical debt!
Confluence kan naadloos worden geïntegreerd met andere tools zoals Jira, waardoor een geïntegreerde ontwikkelingsomgeving ontstaat. Hierdoor kunnen teams eenvoudig schakelen tussen tools zonder informatie te verliezen. De tip die we je mee willen geven is om wel te voorkomen dat je alle informatie op beide platforms aan het noteren bent. Hierdoor krijg je informatieverlies, zijn onderdelen nooit helemaal up-to-date en moet je alles op meerdere plaatsen bijhouden. Maak het jezelf makkelijk en beslis in welk tool je welk type informatie wilt vastleggen en zorg ervoor dat iedereen, maar dan ook écht iedereen dit ook doet.
Omdat Confluence diverse functies biedt, is continue training en ondersteuning cruciaal. Dit helpt teamleden het volledige potentieel van de tool te benutten. Eén enkel training voor de implementatie maakt nog niet dat je team(s) volledig gebruik kunnen maken van de potentie van Confluence. Het doel moet niet zijn om alles te gebruiken wat het aan functionaliteiten biedt, maar het is wel belangrijk om te weten wat het kan zodat je onnodige acties, dubbele informatie of zelfs aanschaf van aanvullende platforms kunt voorkomen.
Het gebruik van Confluence binnen een Agile en Scrum omgeving biedt een gestructureerde en gebruiksvriendelijke manier om je team te helpen navigeren in de complexe omgeving. Met functies die zijn afgestemd op de behoeften van ontwikkelingsteams, fungeert Confluence als een digitale hub voor het delen van kennis, plannen van sprints en bevorderen van transparantie. Zowel de Scrum Master als de Product Owner kunnen profiteren van de veelzijdigheid van Confluence om hun respectievelijke verantwoordelijkheden effectief te vervullen. Door deze tool op een doordachte manier te integreren, kunnen teams navigeren door de complexiteit van softwareontwikkeling met wendbaarheid en samenwerking als leidende principes.
Mocht je gebruik willen maken van Confluence en kom je er niet uit, neem contact op!